辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步收到了企業(yè)的廣泛關(guān)注，計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益成熟，強(qiáng)大的功能也已經(jīng)被人們所認(rèn)知，在辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)領(lǐng)域也發(fā)揮著重要的作用。伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，很多企業(yè)也在不斷地升級(jí)辦公資產(chǎn)，辦公資產(chǎn)數(shù)量越來(lái)越多，被淘汰的也越來(lái)越多，在這種情況下再采用傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式進(jìn)行管理顯然不能夠滿足企業(yè)的需求，那么信息化的辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)就應(yīng)運(yùn)而生。
規(guī)模的不斷擴(kuò)大，公司所擁有的固定資產(chǎn)不斷增加，而且種類(lèi)繁多，分布散亂，資產(chǎn)管理工作難度加大，管理方式仍然是手工方式的當(dāng)下企業(yè)，資產(chǎn)管理上有很多漏洞。具體分析起來(lái)主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：
1.固定資產(chǎn)分散在不同地點(diǎn)、不同部門(mén)，使用人數(shù)多，管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范，管理者對(duì)資產(chǎn)的詳細(xì)信息無(wú)法準(zhǔn)確了解。
2.固定資產(chǎn)管理方式仍然是人工處理，這樣不僅工作量大而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。
3.企業(yè)管理者對(duì)于整個(gè)企業(yè)的資產(chǎn)信息掌握不及時(shí)，不全面，造成采購(gòu)流程出現(xiàn)不必要的麻煩，有些正常的采購(gòu)單不能及時(shí)處理，有些不必要的重復(fù)購(gòu)置又造成了浪費(fèi)。
綜上所述，目前辦公資產(chǎn)管理狀況不容樂(lè)觀，企業(yè)為了節(jié)省成本，提高生產(chǎn)效率有必要實(shí)施資產(chǎn)管理系統(tǒng)。
辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)是信息化系統(tǒng)的一種，是通過(guò)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)公司辦公固定資產(chǎn)進(jìn)行智能化管理的管理系統(tǒng)軟件。辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要對(duì)包括設(shè)備、工具、產(chǎn)品等有形資產(chǎn)以及技術(shù)、流程等無(wú)形資產(chǎn)進(jìn)行管理。辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要針對(duì)的是公司辦公中所要用到的固定資產(chǎn)的采購(gòu)、使用、借還、維護(hù)、保養(yǎng)和其他活動(dòng)的監(jiān)控規(guī)劃和控制管理，以滿足公司對(duì)于資產(chǎn)管理的要求，實(shí)現(xiàn)利益最大化。資產(chǎn)管理系統(tǒng)提高了辦公資產(chǎn)運(yùn)行的可靠性和執(zhí)行力度，降低維護(hù)成本，保障企業(yè)安全的生產(chǎn)運(yùn)行。
通過(guò)對(duì)企業(yè)辦公業(yè)務(wù)的梳理分析，資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實(shí)施將會(huì)對(duì)公司的固定資產(chǎn)和財(cái)務(wù)進(jìn)行管理，系統(tǒng)主要分為五個(gè)功能，分別是采購(gòu)管理，固定資產(chǎn)管理，維修保養(yǎng)管理，財(cái)務(wù)明細(xì)管理以及報(bào)表查詢管理，這幾個(gè)功能的實(shí)施，可以使公司的工作效率大大提高。
1.采購(gòu)管理：企業(yè)相關(guān)工作人員在系統(tǒng)中提交采購(gòu)資產(chǎn)申請(qǐng)表，首先由辦公室進(jìn)行審核，然后請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行審批，最后再由辦公室得到來(lái)自財(cái)務(wù)部的反饋，進(jìn)行采購(gòu)流程，采購(gòu)?fù)瓿珊髴{原始發(fā)票進(jìn)行報(bào)賬。
2.固定資產(chǎn)管理：系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)的增加或減少進(jìn)行記錄，并將固定資產(chǎn)的原始變化記錄在固定資產(chǎn)表中，相關(guān)管理者可以隨時(shí)進(jìn)行查詢。
3.維修保養(yǎng)管理：資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)辦公資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期的監(jiān)控，并執(zhí)行系統(tǒng)預(yù)設(shè)的保養(yǎng)計(jì)劃定期保養(yǎng)，一旦發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)的故障會(huì)及時(shí)報(bào)修，維修人員即刻進(jìn)行處理，保障資產(chǎn)的順利運(yùn)行，減少企業(yè)維護(hù)成本，提高工作效率。
4.財(cái)務(wù)明細(xì)管理：財(cái)務(wù)部人員也將有權(quán)限使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)，并記錄資產(chǎn)明細(xì)賬表，方便查詢以及統(tǒng)計(jì)。
5.報(bào)表查詢管理：這個(gè)功能主要是由企業(yè)管理者使用，領(lǐng)導(dǎo)可以使用系統(tǒng)查詢各類(lèi)報(bào)表，便于及時(shí)對(duì)資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行了解和掌握，并根據(jù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行下一步的戰(zhàn)略規(guī)劃。
辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)基于JAVA語(yǔ)言進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用SQL Server。系統(tǒng)是基于web的管理系統(tǒng)，也就是B/S架構(gòu)，該架構(gòu)下只要通過(guò)瀏覽器即可進(jìn)行登錄操作，用戶無(wú)須額外采購(gòu)軟硬件等開(kāi)支，主要適用于改變傳統(tǒng)管理方式，建立信息化物業(yè)資產(chǎn)管理模式。資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用程序設(shè)計(jì)特點(diǎn)在于使用多重權(quán)限設(shè)置，保護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)更安全，管理更全面。提供多種類(lèi)查詢方式，滿足各種需求。
B/S架構(gòu)的主要特點(diǎn)就是分布性強(qiáng)、維護(hù)方便、開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)單、共享性強(qiáng)等。在這種架構(gòu)下無(wú)須另外開(kāi)發(fā)客戶端軟件，維護(hù)和升級(jí)方便;可跨平臺(tái)操作，任何一臺(tái)機(jī)器只要裝有瀏覽器軟件，即可作為客戶來(lái)訪問(wèn);具有良好的開(kāi)放性和可擴(kuò)充性;可采用防火墻來(lái)保障系統(tǒng)的安全。系統(tǒng)采用分布式三層結(jié)構(gòu)，分別為表示層、功能層和數(shù)據(jù)層。表示層對(duì)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括用戶注冊(cè)登錄、密碼修改、系統(tǒng)初始化等操作;功能層是展現(xiàn)系統(tǒng)功能模塊的層面，操作者在這一層對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能進(jìn)行操作;數(shù)據(jù)層則是管理者查看資產(chǎn)詳細(xì)信息的層面，數(shù)據(jù)層只有管理者和特別人員才能進(jìn)行訪問(wèn)，普通用戶只能訪問(wèn)功能層，保障了數(shù)據(jù)的安全。
1.優(yōu)化企業(yè)資產(chǎn)管理
資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用取代傳統(tǒng)手工管理，將管理工作化繁為簡(jiǎn)，有效對(duì)資產(chǎn)管理進(jìn)行決策優(yōu)化，通過(guò)對(duì)資產(chǎn)生命周期的跟蹤，為企業(yè)管理者提供清晰準(zhǔn)確的報(bào)表。
2.降低庫(kù)存成本和采購(gòu)成本
資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)庫(kù)存資產(chǎn)和需要采購(gòu)的資產(chǎn)進(jìn)行有效的管理和統(tǒng)計(jì)，公司管理者對(duì)辦公資產(chǎn)有一個(gè)總體把握，對(duì)各種資源的流轉(zhuǎn)進(jìn)行更好地控制和發(fā)展。
3.進(jìn)行預(yù)防性保養(yǎng)和維修
資產(chǎn)管理系統(tǒng)執(zhí)行良好的系統(tǒng)日常維護(hù)，可以降低資產(chǎn)故障、維修費(fèi)用和運(yùn)行成本。預(yù)防性保養(yǎng)可以延長(zhǎng)資產(chǎn)的壽命，減少采購(gòu)所需的支出。對(duì)于資產(chǎn)設(shè)備的維修情況將會(huì)記錄在數(shù)據(jù)庫(kù)里面，有需要的時(shí)候隨時(shí)調(diào)出進(jìn)行參考。
4.提高資產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)率
資產(chǎn)設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)和停機(jī)情況被準(zhǔn)確記錄下來(lái)，資產(chǎn)管理系統(tǒng)將對(duì)這些情況進(jìn)行分析如何提高運(yùn)轉(zhuǎn)率，從而實(shí)現(xiàn)增加效益的目的。
總之，資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)于辦公資產(chǎn)能夠進(jìn)行全面有效的全生命周期管理，為企業(yè)資產(chǎn)運(yùn)行各個(gè)環(huán)節(jié)把關(guān)，提升資產(chǎn)綜合利用率。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步，辦公資產(chǎn)管理理念也隨之發(fā)展，資產(chǎn)管理系統(tǒng)也跟隨這樣的趨勢(shì)為了滿足客戶的需求，結(jié)合維修方式、計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，而在以下幾個(gè)方面得到發(fā)展：
1.辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)Web化
網(wǎng)絡(luò)軟件技術(shù)的發(fā)展促使跨平臺(tái)web架構(gòu)得到廣泛應(yīng)用，許多企業(yè)在建設(shè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)時(shí)選擇可以跨平臺(tái)的B/S架構(gòu)，基于web的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，企業(yè)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢資產(chǎn)情況，得到需要的數(shù)據(jù)、報(bào)表等信息。
2.維修決策科學(xué)化
維修模塊是資產(chǎn)管理系統(tǒng)的核心模塊之一。目前大多數(shù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)采用的是預(yù)防性維修與預(yù)知維修相結(jié)合的檢修方式。檢修方式的發(fā)展以及預(yù)知維修理論的成熟會(huì)讓資產(chǎn)管理系統(tǒng)不斷發(fā)展為集多種檢修方式于一身的管理系統(tǒng)。
3.最大程度的應(yīng)用集成化
資產(chǎn)管理系統(tǒng)目前還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集成化，存在著信息孤島問(wèn)題。數(shù)據(jù)信息與管理的整合和集成是目前企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的趨勢(shì)，為了得到數(shù)據(jù)的高度共享以及解決多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)的信息資源的高效利用。因此，資產(chǎn)管理系統(tǒng)會(huì)向集成化發(fā)展，使其與企業(yè)中存在的其他系統(tǒng)如ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、單項(xiàng)子系統(tǒng)以及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)最大程度的應(yīng)用集成。
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