采購管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)在進行采購業(yè)務管理時所采用的有效工具，從本質上講，是對采購物流和資金流的全部過程進行雙向管控與跟蹤，這從其核心功能模塊的設置便可以看出，即采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購退貨、購貨發(fā)票處理、供應商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質量檢驗管理等，以此實現(xiàn)用戶企業(yè)獲取獲取利潤。下面筆者對此進行闡述，希望能夠為對此有需求的朋友提供參考或幫助。

采購管理系統(tǒng)

采購管理系統(tǒng)實施背景

客觀地講，作為企業(yè)獲取利潤的重要渠道，采購環(huán)節(jié)是企業(yè)業(yè)務經營中核心環(huán)節(jié)，同時也是企業(yè)管理中薄弱環(huán)節(jié)，首先這個環(huán)節(jié)相對于企業(yè)中生產、庫存、運輸、銷售以及財務管理等環(huán)節(jié)比較容易滋生多種暗箱操作，如以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、收受回扣等;同時也容易造成出現(xiàn)積壓浪費等現(xiàn)象，因此，對采購全程的監(jiān)控已經成企業(yè)決策管理中的重要一環(huán)，尤其是具有一定規(guī)模和發(fā)展年限的企業(yè)，更是嚴格管理采購，強化采購環(huán)節(jié)中風險控制，為后期的產品質量和經濟效益提供強有力的保證。而采購管理系統(tǒng)便是最佳管理武器，一款實用性強，操作簡單的企業(yè)采購管理軟件不僅可以杜絕上述問題，還可以幫助企業(yè)完善物資供應信息管理。

采購管理系統(tǒng)實施流程設置

雖然市面上采購管理軟件種類很多，如國外的Oracle采購管理軟件、SAP采購管理平臺以及國內的用友U8采購管理系統(tǒng)、乾元坤和采購管理系統(tǒng)以及智邦國際采購管理系統(tǒng)等，但是從企業(yè)采購管理需求上看，系統(tǒng)的流程基本上相似，無外乎六大步驟，即采購方案的制定(確切地說是需要對外采購、采購什么、何時采購、采購多少)、采購計劃的編制(即采購標的的質量和數(shù)量、采購方式、采購事件、潛在的賣方、主要合同條款等)、招標詢價(獲取賣方對采購需求的應答，如：報價書、投標文件等)、供應方的選擇(按照既定的評價標準從報價(投標)的單位中選擇一個或多個作為所需采購標的的供應來源，并簽訂合同。)、合同管理(簽訂合同履行，確保合法權利得到保障)以及采購的收尾工作(即督促落實采購結算、交接、索賠、保險、質保等采購合同終止事宜)。

從上述步驟中，我們可以清楚看到采購管理軟件主要是根據(jù)企業(yè)實際采購需求和流程，進行優(yōu)化為具備自身企業(yè)個性的信息化采購管理軟件。這個過程要遵循相關制度，即供應商管理制度和采購管理制度，前者主要包含供應商的開發(fā)、調查、考核與管理等;后者則主要是企業(yè)采購幾乎與預算管理、流程方法管理、價格與談判管理、檢驗與品質管理以及后期的合同、委外加工、結算、成本控制與績效等多方面的管理工作，總之，采購管理系統(tǒng)是一個高度信息化、規(guī)范化的企業(yè)管理軟件。

采購管理軟件模塊式樣

采購管理系統(tǒng)主要功能業(yè)務

1.多途徑采購功能

客觀地講，采購業(yè)務的需求來源有多種，有計劃部門的主生產計劃、物料投放需求計劃，以及庫存缺貨而生成的需求;有為滿足以銷定購的工商業(yè)一體化業(yè)務需求;有根據(jù)長期購貨合同確定的定期購貨需求;有零星的購貨需求等。采購管理系統(tǒng)提供根據(jù)計劃、銷售、倉庫及采購自身需要等多途徑采購功能。

2.訂單管理

訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執(zhí)行的情況，包括針對采購合同的執(zhí)行，控制購貨價格、折扣及數(shù)量。隨時跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執(zhí)行;根據(jù)實際補貨情況追加執(zhí)行訂單，通過比較訂單執(zhí)行差異，以及通過業(yè)務和分析報表反映訂單執(zhí)行情況等。如果企業(yè)有集團內部的購銷業(yè)務，還要包括集團內部購貨或調撥訂單的執(zhí)行情況。

3.發(fā)票管理

采購發(fā)票具有業(yè)務和財務雙重性質，發(fā)票的業(yè)務處理和控制是企業(yè)采購業(yè)務中的一個重要環(huán)節(jié)。采購發(fā)票與全部業(yè)務單據(jù)都有聯(lián)系，與其與采購合同、付款單及預付單據(jù)聯(lián)系緊密。采購管理系統(tǒng)提供增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票管理，并與應付款系統(tǒng)實現(xiàn)發(fā)票共享。

4.購貨質檢管理

工業(yè)系統(tǒng)提供比較全面的質量檢驗管理，包括購貨檢驗、完工檢驗和庫存抽檢3種質量檢驗業(yè)務。在采購管理系統(tǒng)中，為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程。并根據(jù)檢驗結果確認入庫貨物，同時提供相關的業(yè)務查詢報表。

5.供應商供貨管理

供應商供貨信息管理以購貨價格為中心，完善地記錄、控制并管理供應商的供貨業(yè)務資料，包括對不同供應商、不同物料、不同數(shù)量段、不同幣別的價格和折扣信息的詳細記錄，以及業(yè)務傳遞、自動更新及數(shù)據(jù)分析。

6.集團內部采購業(yè)務

在采購管理系統(tǒng)中，針對集團內部采購業(yè)務(包括工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)之間)，可以通過兩個方向的數(shù)據(jù)傳遞和兩種分銷業(yè)務的處理來實現(xiàn)。

7.業(yè)務流程設計

業(yè)務流程設計是按企業(yè)業(yè)務規(guī)范設計業(yè)務流程工具，是實現(xiàn)用戶業(yè)務處理自定義的必要基礎之一。在工業(yè)系統(tǒng)中實現(xiàn)系統(tǒng)自定義，即在系統(tǒng)設置的所有業(yè)務單據(jù)關聯(lián)的路徑中，用戶可選擇一條、多條或全部。系統(tǒng)將根據(jù)用戶的設置進行相關控制，保證企業(yè)獨特業(yè)務流程的需要。

8.業(yè)務資料聯(lián)查

單據(jù)關聯(lián)(包括上拉式和下推式關聯(lián))是工業(yè)供應鏈業(yè)務流程的基礎，而單據(jù)聯(lián)查即查看業(yè)務流程中的單據(jù)關系。采購管理系統(tǒng)中提供了單據(jù)、憑證、賬薄和報表的全面關聯(lián)及動態(tài)連續(xù)查詢功能。

9.多級審核管理

多級審核管理是對多級審核、審核人、審核權限和審核效果等授權的工作平臺，是處理業(yè)務單據(jù)時采用多角度、多級別和順序審核管理方法。它體現(xiàn)了工作流管理的思路，屬于ERP系統(tǒng)用戶權限性質的基本管理。

10.代管和發(fā)運業(yè)務管理

代管和發(fā)運業(yè)務管理為代管物料專門代管倉，提供代管物料收、發(fā)和存的業(yè)務處理，并提供相關報表供用戶查詢和監(jiān)控。此外，采購管理系統(tǒng)還專門管理貨物發(fā)運業(yè)務。

11.物料對應管理

物料對應管理通過物料對應表來實現(xiàn)物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業(yè)的重要業(yè)務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統(tǒng)中，分別提供供應商和客戶對應物料的代碼、名稱表。在單據(jù)和報表中，直接調用相應代碼、名稱，可供查詢和顯示，滿足用戶的對應業(yè)務需求。

12.系統(tǒng)參數(shù)設置

系統(tǒng)參數(shù)設置初始設置業(yè)務操作的基本業(yè)務信息和操作規(guī)則，包括系統(tǒng)設置、單據(jù)編碼規(guī)則、打印設置、單據(jù)類型及各系統(tǒng)選項等，幫助用戶把握業(yè)務操作規(guī)范和運行控制。同時，采購管理系統(tǒng)將ERP系統(tǒng)所有業(yè)務基礎資料和必要的管理輔助資料匯總，然后統(tǒng)一管理和維護。

13.報表查詢

該功能包括查詢并使用采購業(yè)務報表、采購分析報表、萬能報表和查詢分析工具。采購業(yè)務報表是針對用戶已經實現(xiàn)的業(yè)務處理，將所取得得業(yè)務成果進行篩選和分析，以綜合反映企業(yè)采購業(yè)務的信息;采購分析報表分析采購流程中各項主要業(yè)務的處理結果和運作情況;萬能報表和查詢分析工具是一種自定義形式的報表，是方便用戶根據(jù)自身查詢分析需要制作自定義業(yè)務和分析報表的工具。

乾元坤和科技采購管理系統(tǒng)的特點

作為專業(yè)的企業(yè)管理軟件開發(fā)機構，乾元坤和科技主要采取定制開發(fā)服務模式，整個系統(tǒng)采用高端的JAVA技術語言，根據(jù)企業(yè)個性化采購需求進行系統(tǒng)開發(fā)，主要致力于企業(yè)采購和庫存管理，其特點顯著，如自動形成采購訂單、到期物料自動提醒、自動形成采購計劃執(zhí)行進度表、采購月度、年度報表、采購及時率;便捷地調整采購計劃以及自動對供應商進行考核等，簡言之，乾元坤和采購管理系統(tǒng)流程靈活，具備強大的自定義功能，完全實現(xiàn)采購全過程信息流、物流與資金流的全自動管理，而且系統(tǒng)價格低廉，是用戶采購管理工具中的首選。

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溫馨提示：

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