隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，學(xué)校、企業(yè)占有、使用的固定資產(chǎn)規(guī)模急劇膨脹，其構(gòu)成日趨復(fù)雜，管理難度越來越大。資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基本功能主要有以下幾個(gè)方面。
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的背景與功能
一、固定資產(chǎn)的增加
根據(jù)實(shí)際工作流程，采購部門(或使用部門)錄入驗(yàn)收單信息，生成資產(chǎn)卡片并填寫相關(guān)使用信息，打印出規(guī)范的驗(yàn)收單、卡片、條碼標(biāo)簽，在網(wǎng)上提交歸口管理部門審核和財(cái)務(wù)部門審核與記帳，完成固定資產(chǎn)增加手續(xù)。不同種類的資產(chǎn)自動(dòng)生成不同物質(zhì)屬性的驗(yàn)收單、卡片。
二、資產(chǎn)變動(dòng)管理
記錄固定資產(chǎn)在使用過程中一些主要使用屬性的變化，如現(xiàn)狀、使用人、使用單位、使用方向、存放地點(diǎn)、單價(jià)等。選擇要變動(dòng)的資產(chǎn)，填寫并打印資產(chǎn)變動(dòng)報(bào)告單，經(jīng)過歸口管理部門審核，對(duì)于影響資產(chǎn)價(jià)值的變動(dòng)，再經(jīng)過財(cái)務(wù)審核與記帳，完成變動(dòng)。
三、資產(chǎn)處置管理
對(duì)于報(bào)廢、報(bào)損、出售、無償調(diào)撥的固定資產(chǎn)，填寫并打印資產(chǎn)處置報(bào)告單，提交歸口管理部門審核和財(cái)務(wù)部門審核，記帳，完成資產(chǎn)處置。
四、原始數(shù)據(jù)的整理與導(dǎo)入
在系統(tǒng)啟用時(shí)，學(xué)校、企業(yè)原有的固定資產(chǎn)信息，經(jīng)資產(chǎn)清查后，逐條錄入系統(tǒng)，經(jīng)過歸口管理部門和財(cái)務(wù)部門的兩級(jí)審核和記帳，進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫中;如果學(xué)校、企業(yè)原已經(jīng)使用其他軟件管理固定資產(chǎn)，可以方便地將其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入本系統(tǒng)加以檢查、整理、完善。
五、資產(chǎn)清查
利用已有的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)資源和網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)特定時(shí)點(diǎn)的以帳對(duì)物、以物對(duì)帳式的資產(chǎn)清查。系統(tǒng)擬準(zhǔn)備實(shí)現(xiàn)以下功能：可以利用條碼采集設(shè)備，對(duì)已粘貼條碼標(biāo)簽的資產(chǎn)進(jìn)行快速清查，準(zhǔn)確率高、工作效率高、勞動(dòng)強(qiáng)度低。也可以對(duì)特定單位、特定使用人、特定地點(diǎn)的資產(chǎn)進(jìn)行清查。
六、查詢
以簡單、直觀、方便的操作方式，查詢到所需信息，生成各類查詢表格，欄目、樣式可自行設(shè)定。并可以直接得到日常管理活動(dòng)中最常用的按使用單位、存放地點(diǎn)、使用人的查詢表。
七、財(cái)務(wù)管理
通過財(cái)務(wù)審核和財(cái)務(wù)帳表，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)監(jiān)督。系統(tǒng)能夠自動(dòng)生成符合現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度的固定資產(chǎn)總帳、分戶、分類帳、明細(xì)帳，并能保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與資產(chǎn)信息的協(xié)調(diào)一致。
八、統(tǒng)計(jì)報(bào)表
根據(jù)設(shè)定條件，生成各種常見的統(tǒng)計(jì)表，包括基本情況總表、固定資產(chǎn)增(減)情況明細(xì)表、固定資產(chǎn)(增)減情況明細(xì)表、使用方向分戶統(tǒng)計(jì)表、現(xiàn)狀分戶統(tǒng)計(jì)表、結(jié)存表、分戶結(jié)存統(tǒng)計(jì)表、分戶明細(xì)表、分戶分類結(jié)存表、分戶結(jié)存明細(xì)表、年代構(gòu)成統(tǒng)計(jì)表、儀器設(shè)備分戶增減變動(dòng)表、儀器設(shè)備價(jià)值分段統(tǒng)計(jì)表、交通運(yùn)輸工具增減變動(dòng)情況表，等等，為固定資產(chǎn)日常管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、準(zhǔn)確的依據(jù)。
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