在人類邁向社會信息化的今天，如何進一步提高行政辦公效率，健全管理指揮系統(tǒng)，進行信息共享，提高信息的傳遞速度和質(zhì)量，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化和決策的科學(xué)性、先進性和實時性，是擺在每一個企事業(yè)單位和領(lǐng)導(dǎo)者面前的重要課題。乾元坤和為了提高辦公效率，加強管理能力，適應(yīng)今后信息化社會的發(fā)展要求，將在公司內(nèi)全面應(yīng)用OA系統(tǒng)。 

1、 組織機構(gòu) 

   公司內(nèi)部各科室、事業(yè)單位；XX分公司；XX分公司；XX分公司；XX區(qū)分公司；XX分公司。約500個點需求。

2、系統(tǒng)建設(shè)目標

    適應(yīng)網(wǎng)上辦公的業(yè)務(wù)需求，建立一套包括公文管理、協(xié)同工作流程、信息門戶、文檔與資源管理、知識管理、各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與報表管理的企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)?？紤]到各分公司信息化的發(fā)展，系統(tǒng)要支持多種形式部署和整合應(yīng)用。

3、系統(tǒng)建設(shè)原則

    本系統(tǒng)建設(shè)實施的原則是基于現(xiàn)有成熟的、有豐富應(yīng)用案例的軟件產(chǎn)品，并能針對我公司情況進行個性化的實施與應(yīng)用，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成軟件交付、項目實施培訓(xùn)與上線。

系統(tǒng)設(shè)計要求

1、適用性

    系統(tǒng)應(yīng)考慮現(xiàn)有軟硬件平臺的實際和未來發(fā)展的趨勢，使得系統(tǒng)具有良好的適用性。

2、先進性

    采用先進技術(shù)架構(gòu)和設(shè)計方法，融合先進的管理思想，結(jié)構(gòu)化程度高，靈活性、兼容性、集成性、開放性，符合技術(shù)發(fā)展趨勢，適應(yīng)用戶成長需要。

3、可操作性

    系統(tǒng)易于上手、便于使用，只需要較少培訓(xùn)既能推廣使用，系統(tǒng)管理工作較少，并能夠根據(jù)需求的規(guī)模分解管理任務(wù)。

4、穩(wěn)定性

    系統(tǒng)從底層數(shù)據(jù)庫到功能層應(yīng)經(jīng)過嚴格測試，軟件設(shè)計優(yōu)化，數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定，功能順暢，沒有堵塞、丟失數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，能在不同的硬件、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)以及操作習(xí)慣中長期平穩(wěn)運行，適合大規(guī)模用戶使用，以保證日常辦公的正常進行。

5、安全可靠性

    系統(tǒng)要求具備高度嚴格、靈活定義的安全機制，保證系統(tǒng)的信息安全，防止數(shù)據(jù)機密的泄漏。應(yīng)用軟件系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)安全保密機制，提供對用戶、軟件功能、數(shù)據(jù)文件的安全管理。應(yīng)用軟件系統(tǒng)可采用數(shù)據(jù)加密機制，進行數(shù)據(jù)傳輸。針對用戶具有如UKEY等多種認證方式。

6、可配置性

   系統(tǒng)可配置性包括部門配置、人員角色配置、公文樣式配置、表單配置和處理流程的配置等。

7、可擴充性

    系統(tǒng)應(yīng)具有良好的外接接口，隨著業(yè)務(wù)的不斷擴充，整個系統(tǒng)應(yīng)能夠方便添加新的處理模塊。

8、易用性

    界面友好，結(jié)構(gòu)清晰，流程合理，功能一目了然，菜單操作滿足用戶使用習(xí)慣。易理解、易學(xué)習(xí)、易使用，實現(xiàn)便捷操作。

9、性能要求

    要求在同時在線500用戶的情況下,OA 系統(tǒng)用戶用密碼登錄響應(yīng)時間小于5 秒；工作流程及收發(fā)100K 明文郵件等操作響應(yīng)時間小于5 秒。

    按照標準軟硬件環(huán)境下并發(fā)操作為標準，簡單操作響應(yīng)時間≤5秒，復(fù)雜數(shù)據(jù)報表等操作響應(yīng)≤10 秒。

10、開放性

    要求軟件在不影響功能和安全的情況下，開放數(shù)據(jù)字典、數(shù)據(jù)交換接口，開放軟件部分源代碼，提供深入的二次開發(fā)指南。用戶可以方便自行開發(fā)功能模塊，以擴展其應(yīng)用。

系統(tǒng)技術(shù)要求

1、B/S 架構(gòu)

    架構(gòu)要求系統(tǒng)采用B/S 架構(gòu)，降低系統(tǒng)維護與升級的成本和工作量。支持數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與WEB應(yīng)用程序系統(tǒng)分離部署。

2、操作系統(tǒng)與其它應(yīng)用軟件

    服務(wù)器端支持跨平臺運行，支持各種主流操作系統(tǒng)，如Windows 、Unix、Linux等，支持各種主流的瀏覽器，IE瀏覽器支持6.0及以上版本，OFFICE、WPS軟件支持主流的2003/2007及2010等版本。

3、即時通訊

    支持即時通訊，可以實現(xiàn)開機自動登陸OA，任務(wù)、消息自動提醒辦理，支持文持文件在線及離線傳送功能，支持遠程協(xié)助功能，離線文件傳送、語音、視頻會議等功能。

4、移動辦公

    支持安卓、蘋果等移動設(shè)備辦公，可在該設(shè)備上安裝客戶端工具，實現(xiàn)移動設(shè)備辦公，移動設(shè)備上可進行郵件收發(fā)、文件查閱、通知公告查看、工作日程安排、工作日志撰寫以及工作流審批與轉(zhuǎn)交、數(shù)據(jù)報表的查閱等功能應(yīng)用。

云辦公

可根據(jù)個人情況在服務(wù)器上劃分辦公空間，做到文件、資料云存儲，避免因個人電腦癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。

系統(tǒng)建設(shè)實現(xiàn)目標 

    建立共享的協(xié)同辦公平臺，實現(xiàn)公文處理、事務(wù)管理、個人辦公和內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)，實現(xiàn)圖形化工作流程的自定義、表單自定義，規(guī)范各項工作，提高工作效率。實現(xiàn)文件歸檔管理要求，使各類文件文檔能夠按權(quán)限進行保存、共享，能夠非常方便地查找和使用。實現(xiàn)集中數(shù)據(jù)管理，可進行各種數(shù)據(jù)報表的提取、加工與分析，并進行圖形化顯示，支持從其它系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)并在OA軟件中呈現(xiàn)。

    通過實現(xiàn)辦公自動化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織機構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提供效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

系統(tǒng)建設(shè)原則 

    系統(tǒng)實施開發(fā)在現(xiàn)有的、成熟的軟件產(chǎn)品基礎(chǔ)之上，結(jié)合我單位實際情況并進行應(yīng)用，支持二次開發(fā)與深度定制。

    本需要描述只提出對辦公自動化系統(tǒng)的基本功能要求，軟件商可在此基礎(chǔ)上增加特色模塊。

    系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循“系統(tǒng)設(shè)計要求”中所規(guī)定的原則進行建設(shè)。

系統(tǒng)非功能要求

1、軟件非功能性要求

1.1、軟件架構(gòu)與登陸方式

1.1.1、軟件采用B/S結(jié)構(gòu)，無須安裝任何客戶端軟件即可實現(xiàn)移動辦公；

1.1.2、軟件支持IM即時通訊工具，可實現(xiàn)開機自動登陸，任務(wù)自動提醒，支持文件/消息的即時傳送，支持通過IM工具實現(xiàn)離線文件發(fā)送、支持群組、遠程協(xié)助、語音視頻等功能；

1.1.3、支持通過手機的瀏覽器上網(wǎng)，實現(xiàn)3G上網(wǎng)移動辦公，手機可以辦理工作流程事務(wù)。還要求支持手機客戶端模式使用OA，支持常用的IOS系統(tǒng)、安卓系統(tǒng)?？蛻舳四茈S著服務(wù)器端要求自動升級。

2、軟件界面

2.1、軟件有良好的操作界面，用戶可更改登陸界面。用戶可以自定義桌面，可以調(diào)整桌面模塊，快捷菜單等。

2.2、軟件應(yīng)提供多套風(fēng)格界面，用戶可根據(jù)自己的喜好調(diào)整工作界面，支持圖標化的風(fēng)格界面。

2.3、各模塊顯示列表內(nèi)容的條數(shù)可以由管理員自行定義。

2.4、支持門戶設(shè)置，不同角色、單位人員可以設(shè)置不同的門戶，以實現(xiàn)不同內(nèi)容的呈現(xiàn)。

3、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)

3.1、軟件支持數(shù)據(jù)庫定時自動備份功能，提供一鍵式數(shù)據(jù)備份工具，方便數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)；

3.2、軟件支持數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入、導(dǎo)出、修復(fù)等功能，即使在服務(wù)器突然掉電或中止運行的情況下，也能確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)不會受到破壞。

3.3、能定時檢測應(yīng)用服務(wù)占用資源情況，在服務(wù)器資源緊張的情況下，能自動檢測并重啟相關(guān)服務(wù)，釋放資源。

4、安全性

4.1、軟件有豐富的安全加密、認證、保密措施，確保系統(tǒng)安全無風(fēng)險運行；

4.2、用戶登陸時，支持USB加密鎖、動態(tài)密碼卡、支持Windows域用戶認證等多種安全登陸認證機制；

4.3、系統(tǒng)提供詳細的審計功能，審計人員能即時審計安全操作日志；

4.4、軟件支持數(shù)據(jù)加密傳輸功能；

4.5、工作流程系統(tǒng)支持電子印章系統(tǒng)（要求不限用戶數(shù)）確保數(shù)據(jù)安全，電子印章系統(tǒng)要取得國家相關(guān)部門的安全認證； 

4.6、支持OFFICE、WPS文檔在線編輯保留痕跡功能，支持對文檔操作保留文件級操作日志，支持保留文檔的歷史版本功能；

4.7、支持OFFICE、WPS文檔電子簽章功能，能對文檔進行加密保護。

5、易用性要求

5.1、軟件功能設(shè)計合理，易于操作使用，有電腦及軟件基礎(chǔ)知識的人員，無須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，即可快速掌握軟件操作；

5.2、軟件提供聯(lián)機幫助說明文檔，提供軟件操作的電子文檔說明書，方便用戶使用。

5.3、能根據(jù)用戶單位實際需求，在實施完成后，為用戶定制軟件操作的視頻培訓(xùn)資料。

6、穩(wěn)定性與運行速度

6.1、軟件有較快的運行速度，在網(wǎng)絡(luò)優(yōu)良的情況下，普通主流服務(wù)器配置，500人在線同時使用，普通的功能操作響應(yīng)時間控制在5秒鐘以內(nèi)；

6.2、系統(tǒng)有很強的穩(wěn)定性，保證能支持系統(tǒng)長年不間斷安全運行；

7、用戶數(shù)要求

要求軟件注冊人數(shù)在1000人左右，至少支持500人的并發(fā)用戶數(shù)。

8、軟件開放性

8.1、軟件要求開放數(shù)據(jù)庫字典結(jié)構(gòu)，有詳細的數(shù)據(jù)庫文件說明。

8.2、在不影響軟件安全性和版權(quán)控制的前提下，開放軟件50%以上的源代碼。開放軟件源代碼，須提供開放代碼的數(shù)量比例，開放源代碼的模塊等。

9、二次開發(fā)與系統(tǒng)整合

9.1、在本地有項目實施及二次開發(fā)的技術(shù)團隊，能根據(jù)我單位情況需求進行個性化二次開發(fā)；

9.2、提供二次開發(fā)的標準文檔，并提供二次開發(fā)深入培訓(xùn)，方便用戶自行二次開發(fā)。

9.3、在對方系統(tǒng)開放數(shù)據(jù)接口并提供技術(shù)支持的情況下，支持與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合，實現(xiàn)單點登陸應(yīng)用；

9.4、在對方系統(tǒng)開放數(shù)據(jù)接口并提供技術(shù)支持的情況下，支持從其它系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)，并在OA系統(tǒng)模塊中呈現(xiàn)，同時支持這些數(shù)據(jù)進行二次加工與分析，并在移動設(shè)備（如智能手機）上呈現(xiàn)。

軟件功能模塊要求

1、必備基礎(chǔ)功能模塊

1.1、電子郵件：支持內(nèi)部郵件發(fā)送，支持群發(fā)功能，能查看郵件的查閱情況，郵件支持批量上傳附件，支持內(nèi)外網(wǎng)郵件一體化應(yīng)用；

1.2、內(nèi)部短信：用內(nèi)部短信實現(xiàn)重要信息的提醒，用戶能查看、管理短信；

1.3、手機短信：支持用手機短信實現(xiàn)重要信息的提醒，支持手機回復(fù)至OA，可支持網(wǎng)關(guān)或短信貓形式的手機短信發(fā)送與提醒；

1.4、日程安排：可安排工作日程，實現(xiàn)定期提醒，領(lǐng)導(dǎo)可看員工的日程安排，可直接為員工安排工作日程；

1.5、工作日志：員工可以撰寫工作日志，可以設(shè)置將工作日志共享給指定人，可對工作日志進行點評；

1.6、會議管理：實現(xiàn)會議的申請、會議資料上傳，會議審批與會議紀要等，會議查詢等；

1.7、車輛管理：實現(xiàn)車輛的申請、使用與審批，可進行車輛維護登記；

1.8、信息發(fā)布：實現(xiàn)單位通知公告、新聞、行業(yè)動態(tài)等各種信息的發(fā)布；

1.9、文件管理：實現(xiàn)單位各種文檔、資料的規(guī)范管理，能嚴格區(qū)分權(quán)限；

1.10、人事檔案：單位人事檔案資料的管理、查詢、統(tǒng)計和分析功能。

1.11、考勤管理：實現(xiàn)單位人事考勤、請假、出差等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和管理；

1.12、培訓(xùn)管理：實現(xiàn)單位內(nèi)部培訓(xùn)管理，最好能支持在線考試。

1.13、投票管理：實現(xiàn)各種類型的投票管理，支持實名或匿名投票，可自動統(tǒng)計投票結(jié)果。

2、重點功能模塊

2.1、工作流程系統(tǒng)

1) 支持自定義工作流功能。工作流程設(shè)計簡單易學(xué)，支持圖形化工作流程設(shè)計功能；

2) 工作流表單設(shè)計至少支持單行框、多行框、下拉菜單、單選框、復(fù)選框、宏控件、時間日期控件、電子簽章控件等功能，利用豐富的表單控件可以設(shè)計出精美實用的表單；

3) 工作流表單設(shè)計支持從WORD、EXCEL、WPS設(shè)計表格并導(dǎo)入，支持HTML語法規(guī)則，支持用網(wǎng)頁設(shè)計軟件設(shè)計。

4) 工作流步驟支持固定流程和自由流程功能；

5) 工作流程圖和表單均支持導(dǎo)入導(dǎo)出功能；

6) 工作流程支持前進、回退、分支、選擇、判斷、收回、刪除、委托、并發(fā)、會簽、催辦、主辦人臨時增加經(jīng)辦人等功能；

7) 工作流程支持按任意條件進行查詢功能，支持查詢統(tǒng)計結(jié)果生成報表并導(dǎo)出功能；

8) 工作流程的轉(zhuǎn)交支持內(nèi)部短信、手機短信等多種方式提醒。

9) 工作流程每步可以設(shè)置辦理時限，對于超時辦理的工作流可統(tǒng)計并催辦。

10) 支持子流程功能，多個流程可以能用工作流程可以相互關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)調(diào)用，甚至形成事務(wù)管理系統(tǒng)。

11) 工作流程設(shè)置支持自動文號規(guī)則，支持流水號設(shè)置功能。

12) 工作流程辦理完畢，支持自動歸檔、轉(zhuǎn)發(fā)到公告通知、新聞等信息發(fā)布模塊功能；支持套打功能，能打印原始表單也可以按模板格式打印表單數(shù)據(jù)。

13) 工作流程能和固定模塊如車輛管理申請、辦公用品申請等模塊實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，信息共享，無須流程走完后，手動修改固定模塊中的數(shù)據(jù)。

14) 通過工作流程系統(tǒng)，能實現(xiàn)公文管理、印章管理、合同管理、物品申購、項目管理、出差、財務(wù)報銷管理等，并能生成相應(yīng)的統(tǒng)計報表；

2.2、電子公文交換系統(tǒng)

1) 電子公文管理模塊設(shè)計須遵循工作流程設(shè)計的相關(guān)規(guī)則及國家相關(guān)部門對電子公文管理的有關(guān)管理規(guī)定。

2) 收文管理：實現(xiàn)收文、登記、處理、查詢、歸檔。實現(xiàn)對公文分類、標識信息（包括標題、種類、緩急、密級、收文字號、主題詞、收文機關(guān)、發(fā)往單位、印發(fā)時間、生效時間、承辦人等）的登記；批示和處理情況登記; 查閱收文辦理情況，包括經(jīng)手的領(lǐng)導(dǎo)、部門名單、收文時間，相應(yīng)的處理意見; 按歸檔要求對收文進行立卷登記或銷毀登記。

3) 發(fā)文管理：實現(xiàn)發(fā)文、處理、查詢、歸檔。包括設(shè)定發(fā)文題目及發(fā)文負責(zé)人，填寫發(fā)文擬稿紙，草擬文件內(nèi)容, 領(lǐng)導(dǎo)對草擬文件內(nèi)容審核、批示意見, 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對發(fā)文稿進行會簽，并簽發(fā), 對正式發(fā)文稿進行校對, 按要求查閱需要使用的公文內(nèi)容，按歸檔要求對發(fā)文進行立卷登記或銷毀登記等內(nèi)容。

4) 公文管理系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合檔案管理系統(tǒng)，收、發(fā)文辦理完成后，能方便地進地歸檔、查閱等工作；

5) 公文管理系統(tǒng)須集成電子印章管理、版式文件管理等功能，相關(guān)功能須經(jīng)過國家相關(guān)安全部門資質(zhì)認證，集成的電子印章不限制使用人數(shù)。

6) 支持WORD（WPS）附件模塊從表單中提取數(shù)據(jù)，生成格式文件，從而實現(xiàn)發(fā)文的快速編輯與排版功能。

7) 電子公文操作支持安全日志記錄，記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等，以保證電子公文的真實性和安全性。

2.3、智能報表系統(tǒng)： 

1) 支持并兼容Excel（WPS表格）軟件的功能，能直接導(dǎo)入、導(dǎo)出Excel文件，格式不會發(fā)生任何變化；

2) 支持表格數(shù)據(jù)庫定義功能，即將Excel表轉(zhuǎn)換定義到數(shù)據(jù)庫底層。

3) 數(shù)據(jù)報表能靈活定義不同角色、用戶的操作權(quán)限，以使不同崗位的人能進行不同的報表填報、審核、查詢、統(tǒng)計、分析功能。

4) 數(shù)據(jù)報表支持直觀的圖形化顯示功能，能支持常見的如餅形圖、直方圖、散點圖等。

5) 數(shù)據(jù)報表支持流程定義功能，不同的步驟可以設(shè)置不同的經(jīng)辦權(quán)限和可寫、可視字段。支持單人填報和協(xié)同填報模式。

6) 支持集成調(diào)用外部數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)功能，能實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合調(diào)用。本次實施要求從HIS系統(tǒng)中提取相關(guān)的數(shù)據(jù)在OA系統(tǒng)中進行查閱，并支持對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進行二次加工分析。

7) 通過設(shè)置表格間數(shù)據(jù)公式、邏輯關(guān)系，能方便地生成靈活的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。

8）可用來靈活構(gòu)建應(yīng)急值班管理系統(tǒng)及績效考核等業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。

項目實施、培訓(xùn)、售后服務(wù)與軟件升級

1、要求能根據(jù)我單位的實施情況，提供專業(yè)周到的項目實施服務(wù)。實施的內(nèi)容主要包括各模塊的初始化設(shè)置、工作流程及各種數(shù)據(jù)報表的調(diào)研、設(shè)計和修改。實施的總體要求為在較短的時間內(nèi)，使通用化的軟件能在我單位具體應(yīng)用。由實施單位完成的100項以內(nèi)的工作流及20項以內(nèi)的報表模板設(shè)計； 

2、能根據(jù)用戶單位需求，不斷升級改進軟件功能。要求軟件至少提供3年內(nèi)免費升級，如能提供更長時間免費升級的，請注明；

3、提供分崗位、分模塊、分層次的軟件使用培訓(xùn)，對管理員提供深入的培訓(xùn)，使管理員能完全掌握軟件的安裝、升級、維護以及工作流程、數(shù)據(jù)報表的設(shè)計工作。

4、售后服務(wù)要求：為用戶提供專業(yè)周到的售后服務(wù)，現(xiàn)場服務(wù)要求5（每周五天）*8 (小時)服務(wù)，緊急故障要求在4小時內(nèi)確保系統(tǒng)恢復(fù)正常運行。

5、除了現(xiàn)場服務(wù)外，要求提供電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)等形式的即時服務(wù)。服務(wù)承諾應(yīng)寫明服務(wù)方式，服務(wù)費用以及免費服務(wù)的年限等。我方要求軟件現(xiàn)場免費服務(wù)的時間不低于一年。