在現(xiàn)代企業(yè)是單位的日常辦公中，實(shí)施公文交換系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公文交換信息化，已經(jīng)成為實(shí)現(xiàn)高效快捷網(wǎng)上協(xié)同辦公的必要條件，那么，為什么要進(jìn)行公文交換系統(tǒng)建設(shè)呢，公文交換系統(tǒng)建設(shè)必要性體現(xiàn)在那些方面呢？

    公文交換系統(tǒng)建設(shè)必要性：

    1、現(xiàn)有公文交換方式存在眾多缺陷

    現(xiàn)在，很多企業(yè)事業(yè)單位、各級政府、行政單位依舊通過傳統(tǒng)的郵寄等傳統(tǒng)方式進(jìn)行猴紅頭文件的交換，實(shí)現(xiàn)信息的上傳下達(dá)；但隨著社會信息通訊技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)公文交換方式的缺陷逐漸暴露出來：速度慢、效率低、保密性低、安全性差、難于儲存查詢，因此，為解上述問題，進(jìn)行公文交換系統(tǒng)建設(shè)有充分的必要性。

    2、公文集成管理的必要性

    由于傳統(tǒng)公文交換方式，無法實(shí)現(xiàn)信息的集成共享，跟單位部門之間無法實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，而公文交換系統(tǒng)建設(shè)必要性就在于，它能夠消除信息孤島，將組織內(nèi)分散于各部門中的公文信息集中到統(tǒng)一的公文管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)全組織的統(tǒng)一公文管理。

    3、現(xiàn)有公文管理系統(tǒng)建設(shè)不健全

    現(xiàn)在很多單位都實(shí)施了OA系統(tǒng)，但組織內(nèi)上下級的OA系統(tǒng)建設(shè)不平衡，特別是政府機(jī)關(guān)和大型的集團(tuán)企業(yè)，通常只在總部或者事務(wù)處理中心相關(guān)部門建立了統(tǒng)一的信息中心，而其他分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的OA系統(tǒng)基本上是自行建設(shè)或由上級部門建設(shè)，未能實(shí)現(xiàn)與組織中心的公文交換系統(tǒng)集成對接，因此，對公文交換、信息傳遞及其不利，比例與節(jié)約辦公成本、也影響了工作效率。

    4、實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的必要性

    公文交換系統(tǒng)建設(shè)是企事業(yè)單位移動(dòng)辦公、政府機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的需要，可以實(shí)現(xiàn)跨部門、快單位、跨組織、跨地域的電子公文交換，滿足各組織部門之間的協(xié)同辦公需要和信息共享需求，實(shí)現(xiàn)信息資源的充分利用；電子公文交換系統(tǒng)建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位和政府內(nèi)完美的網(wǎng)上協(xié)同辦公，同時(shí)協(xié)同辦公也簡化了工作流程，提高辦公的效率。

    因此，加快公文交換系統(tǒng)建設(shè)具備充分的必要性。通過公文交換系統(tǒng)建設(shè)能夠促進(jìn)組織公文管理、信息流轉(zhuǎn)的體制改革，提高信息共享性與利用率，對提高辦公能效的重要意義。