一、物流OA系統(tǒng)解決方案應(yīng)用背景

　　物流企業(yè)區(qū)別于其他的企業(yè)，典型的特點是區(qū)域分布廣，每天發(fā)生各項費用多，費用項目也特別多，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，規(guī)模擴大，領(lǐng)導很難再及時掌控整個公司的營運費用，以及處理各項事務(wù)。費用的拖延和事務(wù)審批處理速度慢，成為制約物流企業(yè)發(fā)展的首要解決的問題。OA系統(tǒng)不像ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等其他管理系統(tǒng)，都有行業(yè)或者使用人員職別的限制。近幾年，很多物流行業(yè)的企業(yè)也紛紛引進OA系統(tǒng)以提升管理水平?，F(xiàn)對物流企業(yè)一般的OA系統(tǒng)解決方案做簡單介紹。

　　二、物流OA系統(tǒng)需求理解

　　1.工作效率，全國有多個分支機構(gòu)，信息交流、事務(wù)流轉(zhuǎn)，工作事務(wù)延遲現(xiàn)象嚴重

　　2.管理成本，全國有多個分支機構(gòu)，每日所消耗的企業(yè)資源浪費嚴重，企業(yè)資源無法得到最大化利用。

　　3.溝通方式，總部與分支機構(gòu)之間溝通復雜，無法實現(xiàn)實時溝通。

　　4.企業(yè)遠程協(xié)同辦公，無法及時有效監(jiān)控各全國各個分支機構(gòu)的銷售情況、工作情況。

　　5.簡化工作流程，傳統(tǒng)的三層式企業(yè)管理，多個業(yè)務(wù)管理總部并行，導致企業(yè)管理上的混亂而造成企業(yè)資源重復投入和浪費，信息資訊的之后。

　　6.網(wǎng)絡(luò)方面，各分支機構(gòu)建設(shè)=有局域網(wǎng)但不互通，目前通過互聯(lián)網(wǎng)進行信息傳遞。

　　三、物流行業(yè)OA系統(tǒng)解決方案

　　1.技術(shù)框架

　　OA系統(tǒng)是完全采用Internet標準技術(shù)、以通用瀏覽器為前端的、完全WEB化的以知識管理為核心的，采用B/S體系結(jié)構(gòu)的最新一代智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。

　　本系統(tǒng)采用JAVA語言開發(fā)，JAVA語言是一種跨平臺，適合與分布式計算環(huán)境的面向?qū)ο缶幊陶Z言。它具有如下特性：簡單性、面向?qū)ο蟆⒎植际?、解釋型、可靠、安全、平臺無關(guān)、可移植、高性能、多線程、動態(tài)性等，既保證了系統(tǒng) 運行效率，也使安全性得到了保證。

　　數(shù)據(jù)庫采用了是快速、多線程、多用戶的SQL 數(shù)據(jù)庫服務(wù)器-MYSQL，它能妥善保存用戶的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全。

　　具體拓撲圖如下：

　　租用版

　　在以租用模式提供服務(wù)的應(yīng)用環(huán)境中，服務(wù)器端的設(shè)備都是三五公司提供的，企業(yè)的計算機或計算網(wǎng)絡(luò)接入INTERNET，企業(yè)的用戶打開瀏覽器就可以登錄到OA系統(tǒng)處理自己的業(yè)務(wù)。

　　2.主要功能模塊

　　1）輔助辦公

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　　為個人和團隊提供一個合理安排工作時間的平臺，有效監(jiān)督自己或相關(guān)人員的工作計劃，加強團隊協(xié)作，增強時間管理，提升工作效率。

　　②電子郵件

　　通過電子郵件與組織內(nèi)部人員進行通信，可進行郵件的新建、發(fā)送（抄送、密送）、接受、回復、轉(zhuǎn)發(fā)、導出、打印、外發(fā)、閱讀回執(zhí)等。

　　2）協(xié)同工作

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　　提供豐富的模板庫讓您直接調(diào)用，所見即所得的自定義表單工具，簡單、易用，制定企業(yè)應(yīng)用的各種表單；

　　擁有可視化流程設(shè)計工具，根據(jù)企業(yè)實際需求自定義 各類事務(wù)的簽批流程；

　　支持順序、分支、回退、循環(huán)、會簽等豐富的工作流模型，解決多組織結(jié)構(gòu)、多崗位間協(xié)同工作問題；實現(xiàn)文件審批協(xié)同辦公管理。

　?、谑聞?wù)監(jiān)控

　　方便領(lǐng)導全面了解單位各項事務(wù)的進度和狀態(tài)，加強領(lǐng)導對各部門和人員工作的監(jiān)控力度，進行有效的督促、催辦、強制轉(zhuǎn)交；

　　普通員工可實時查詢自己參與的全部流程進度和狀態(tài)；減少工作中復雜環(huán)節(jié)，規(guī)范辦公流程，對日常工作進行監(jiān)督指導。

　　③實時提醒

　　集成EQ，實現(xiàn)實時聊天和即時信息提醒；提供內(nèi)部郵件、短信息傳遞，保障組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，形成專業(yè)化的多功能集成辦公平臺。

　?、苋蝿?wù)安排

　　領(lǐng)導可以給下屬分派任務(wù)，任務(wù)到達后可以轉(zhuǎn)發(fā)或接收，并自動形成工作計劃以進行跟蹤。

　　3）行政事務(wù)

　?、傩畔l(fā)布

　　提供新聞、公告、投票系統(tǒng)等的信息收集與整理，編輯、發(fā)布與查閱等功能。

　　②會議管理

　　提供對會議的全過程進行管理，包括會議計劃、會議預(yù)約、郵件通知、會議更改撤銷、會議紀要、會議查詢等部分組成。

　?、圪Y源管理

　　提供組織內(nèi)各類可共享資源，包括車輛、圖書、辦公耗材等的登記與分類、使用狀態(tài)查詢、資源使用申請、審批等功能，實現(xiàn)網(wǎng)上資源管理及提供資源利用率。

　　4）銷售管理

　?、倏蛻絷P(guān)系

　　客戶關(guān)系是企業(yè)業(yè)務(wù)的核心。針對中小企業(yè)在商業(yè)輔助應(yīng)用上的需求，本系統(tǒng)集成了CRM模塊，提供了強大的CRM功能，以使您可以高效、經(jīng)濟地定制、整合和維護您的客戶關(guān)系，更加=有效地管理您的業(yè)務(wù)。

　　5）信息交流

　?、賰?nèi)部論壇

　　搭建信息發(fā)布、共享及群體溝通、互動的平臺，根據(jù)需要可以發(fā)起新建某方面的議題，其他人可在此進行自由的言論。

　?、谛侣勗u論

　　管理員發(fā)布的新聞，所有用戶可以發(fā)表評論，形成內(nèi)部知識和思想的交流。管理員可以對評論進行管理。

　?、蹎栴}庫

　　以一人提問，所有參與解答的方式，形成問題集中的區(qū)域 ，方便新來者直接查詢問題或發(fā)起提問。管理員可以對問題進行鎖定/解鎖，刪除主題等操作。

　?、苤R庫

　　組織知識和資源的共享中心，可以使成功案例、先進經(jīng)驗、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學習、使用，快速提高。管理員可設(shè)置權(quán)限 以保護機密資料安全。

　　6)系統(tǒng)管理

　　管理員進行集中管理和維護的中心平臺，基本包括2大部分：組織權(quán)限配置、流程管理。系統(tǒng)提供可視化 管理平臺，為用戶提供簡單高效的管理工具。對光盤安裝用戶而言，可以通過首頁的版本信息登錄到響應(yīng)的頁面下載升級包進行系統(tǒng)升級。

　　7）流程自定義

　　通過所見即所得的智能表單制作和可視化的流程規(guī)則定義，充分滿足用戶個性化需求，可融入您的管理思想和管理規(guī)范，構(gòu)建真正屬于企業(yè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

　　8）倉儲管理系統(tǒng)

　　倉儲系統(tǒng)是物流網(wǎng)絡(luò)中節(jié)點部分，起到了進貨、存儲、發(fā)貨、轉(zhuǎn)運/配送等職能，是供應(yīng)商、客戶、送達方和運輸在物流關(guān)系上的樞紐。倉庫系統(tǒng)的合理設(shè)計可以為企業(yè)及其物流客戶縮減庫存、增加商品流動率、降低倉儲作業(yè)成本、優(yōu)化運輸?shù)鹊茸饔茫瑢φ麄€物流體系有至關(guān)重要的影響。倉儲管理系統(tǒng)可適用于： 

　　1、單物流中心、單物流中心多倉庫結(jié)構(gòu)、多層組織多物流中心結(jié)構(gòu) 

　　2、多種客戶的物流管理模式，可根據(jù)客戶需求靈活制定

　　3、可管理多種形式的倉庫(平面無托盤、平面有托盤、貨架倉庫、自動立體倉庫) 

　　4、庫位和貨物的識別條碼化

　　9）運輸管理系統(tǒng)

　　運輸系統(tǒng)是物流網(wǎng)絡(luò)中的連接線部分，起著運輸、配送等等職能，將供應(yīng)商、貨主、客戶和物流倉儲服務(wù)關(guān)聯(lián)在一起。運輸系統(tǒng)的合理設(shè)計可以為企業(yè)及其物流客戶縮減運輸成本、增加商品流動率、提高客戶響應(yīng)率等作用。運輸管理系統(tǒng)能夠： 

　　1、支持自有車輛和外車管理 

　　2、能按一定的條件(客戶、路線、重量、體積)自動給出車輛配載方案，可作人工調(diào)整 

　　3、可對車輛運行中發(fā)生的各種費用等進行全面管理 

　　4、記錄固定成本和變動成本，可管控單車成本核算 

　　5、依據(jù)各類成本和人員信息可完成系統(tǒng)績效考核　

　　四、物流OA系統(tǒng)集成

　　物流信息門戶作為企業(yè)對外的窗口，在互聯(lián)網(wǎng)上為企業(yè)所有相關(guān)的外部人員提供信息與知識、社區(qū)、網(wǎng)上交易。訪問門戶的人群包括：客戶、供應(yīng)商、服務(wù)商以及作為后臺管理人員的企業(yè)內(nèi)部人員。乾元坤和OA系統(tǒng)在支撐平臺上集成企業(yè)信息化門戶，可實現(xiàn)：

　　1、網(wǎng)站與OA完美集成，使用同一個數(shù)據(jù)庫，同一用戶系統(tǒng)；

　　2、網(wǎng)站首頁左側(cè)按不同類別加入分類導航、熱點導讀，強化站內(nèi)搜索系統(tǒng)；

　　3、通過流程審批的相關(guān)信息，可有選擇性的發(fā)布到網(wǎng)站，以供用戶瀏覽；

　　4、通過OA系統(tǒng)管理網(wǎng)站內(nèi)容，隨時保持網(wǎng)站內(nèi)容如公司新聞、業(yè)界動態(tài)等更新；

　　5、用戶無需登錄OA系統(tǒng)在網(wǎng)站上就可瀏覽無查看對象限制的信息；

　　五、物流行業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)用案例

　　DHL成功之道——用IT掌控全球。DHL是全球快遞、洲際運輸和航空貨運的領(lǐng)導者，也是全球第一的海運和合同物流提供商，為客戶提供從文件到供應(yīng)鏈管理的全系列的物流解決方案。它服務(wù)全球220多個國家，并設(shè)有轉(zhuǎn)運中心、倉庫和集散站超過450個、口岸 240個、飛機420架、作業(yè)車輛76200部、每年件量超過15億件、員工超過28萬人。面對如此巨大的業(yè)務(wù)量和服務(wù)范圍，發(fā)貨人卻能在發(fā)件15分鐘內(nèi)就能在全球任何一處查詢到貨物的運送狀況。DHL的IT系統(tǒng)是如何即時高效準確的完成客戶的需求呢?

　　自助快件管理工具可通過多種終端，滿足不同客戶的個性化需求，節(jié)省客戶撥打電話的時間，保證客戶能夠隨時掌控快件信息。OA系統(tǒng)可以在電子郵件內(nèi)容中自動檢索運單號碼，客戶通過手機查詢快件狀態(tài)。如快件尚未派送，客戶也不需再發(fā)短信查詢，OA系統(tǒng)會在快件簽收后自動發(fā)出通知。更加人性化的設(shè)計是，考慮到不同國家和地區(qū)的時差因素，OA系統(tǒng)還設(shè)置了避免客戶在深夜收到短信而影響休息的程序。

　　基于先進的信息系統(tǒng)，DHL推出了包含多種技術(shù)工具、多功能、多角度、面向全線客戶管理需求的綜合性信息化快件管理解決方案，實現(xiàn)了信息化快遞管理工具的全面整合和升級。

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