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OA系統(tǒng)的選型

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類別:OA系統(tǒng)訪問量:2047編輯:guyuhua 日期:2024-11-01 20:58:00

    

    隨著辦公自動(dòng)化OA概念的深入人心,越來越多的中小企業(yè)正在實(shí)施或準(zhǔn)備實(shí)施OA系統(tǒng),以提升企業(yè)工作效率和業(yè)務(wù)運(yùn)作帶來突出成效。由此一來,OA系統(tǒng)的選型便成了企業(yè)所遇到的重大難題。小編在此特別整理了幾點(diǎn)OA系統(tǒng)的選型關(guān)鍵要點(diǎn),力求幫助您進(jìn)行正確地OA選型。

    一、OA系統(tǒng)市場目前存在較多問題

    伴隨著旺盛的OA系統(tǒng)的市場需求,OA系統(tǒng)產(chǎn)業(yè)市場也面臨著諸多的問題,如市場競爭環(huán)境不規(guī)范、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)不力、價(jià)格不透明、服務(wù)不完善等諸多問題。

    1)市場不規(guī)范

    主要體現(xiàn)在惡性競爭嚴(yán)重,由于當(dāng)前存在的最低價(jià)中標(biāo)原則,各廠商之間惡意壓價(jià),最終損害的是蓬勃發(fā)展的中國軟件產(chǎn)業(yè)。政府機(jī)構(gòu)有必要成立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)、發(fā)布相應(yīng)的法律法規(guī),監(jiān)管、規(guī)范市場。另外,行業(yè)協(xié)會也可以牽頭,成立相應(yīng)的OA系統(tǒng)聯(lián)盟,制定一些相應(yīng)的規(guī)定,各盟員本著友好協(xié)商的原則,不得參與惡性競爭。

    2)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)不健全

    一直以來,我們都沒有完善的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)體系,而軟件產(chǎn)品本就是知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)物,其核心就是產(chǎn)品的代碼,在知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)機(jī)制不健全的情況之下,離職員工帶走相關(guān)核心代碼,成立新公司推出雷同產(chǎn)品或者所謂的盜版事件時(shí)有發(fā)生,這些產(chǎn)品進(jìn)入市場之后,沒有開發(fā)帶來的核心成本支出,只要產(chǎn)品能出售即可獲得相關(guān)利潤,完全沒必要進(jìn)行品牌建設(shè),必然導(dǎo)致包括實(shí)施服務(wù)、售后服務(wù)等跟不上,嚴(yán)重影響用戶使用,既損害了用戶利益也損害了企業(yè)利益,嚴(yán)重威脅到產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。為此,有必要將現(xiàn)有的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)法律法規(guī)細(xì)化,并成立專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)管,保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)擁有者的合法權(quán)益,促進(jìn)產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。

    3)價(jià)格不透明

    由于軟件產(chǎn)品成本主要來自研發(fā)部分和后續(xù)的升級部分,一旦產(chǎn)品開發(fā)出來之后,軟件公司后續(xù)成本將不斷降低,加之行業(yè)不夠規(guī)范,市場中惡性競爭充斥,OA系統(tǒng)廠商大多不愿意公開公布其軟件產(chǎn)品價(jià)格,給代理商、銷售人員從中操作,惡意更改價(jià)格提供了可能,嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)用戶的利益。為此,政府有必要出臺相應(yīng)的規(guī)定,明確軟件公司公布軟件產(chǎn)品的價(jià)格,保護(hù)企業(yè)用戶利益。同時(shí),第三方研究機(jī)構(gòu)也可以在這方面發(fā)揮自己中立身份作用,通過自身專業(yè)研究以及對最終用戶使用情況進(jìn)行調(diào)研統(tǒng)計(jì)分析,劃出各OA系統(tǒng)產(chǎn)品的大致價(jià)格圖,給出各OA系統(tǒng)的大致價(jià)格區(qū)間,指導(dǎo)企業(yè)用戶在進(jìn)行OA系統(tǒng)的選型應(yīng)避免價(jià)格陷阱。

    4)服務(wù)體系不完善

    物美價(jià)廉本身就是一個(gè)偽命題,一分錢一分貨。而當(dāng)前由于OA系統(tǒng)開發(fā)市場競爭激烈,各低價(jià)OA系統(tǒng)產(chǎn)品層出不窮,低廉的價(jià)格不能保證后續(xù)服務(wù)的質(zhì)量,影響了企業(yè)用戶的正常使用,為企業(yè)用戶造成了損失。為此,有必要建立健全服務(wù)體系,以致遠(yuǎn)為例,不僅推出了400客服熱線,還開通了投訴電話,保證遠(yuǎn)程服務(wù)的暢通,同時(shí)定期舉行線下活動(dòng),培訓(xùn)企業(yè)用戶,在各地開設(shè)辦事處、服務(wù)機(jī)構(gòu),當(dāng)用戶面臨不能解決的問題時(shí)工程師能很快奔赴現(xiàn)場,實(shí)地解決用戶難題。

OA系統(tǒng)的選型

    二、如何選擇適合自己的OA系統(tǒng)

    選型第一步:需要什么?

    OA范疇廣闊,有的簡單至兩三個(gè)功能,有的復(fù)雜度超過ERP系統(tǒng)。自然,價(jià)格也相差甚大,低至數(shù)千元,高至上百萬。最根本的是您的需求——明確您需要什么,從而選擇適用的產(chǎn)品或解決方案。

    成長初期的中小企業(yè)根本需求是生存和發(fā)展,是超越企業(yè)一切的重大問題,也是中小企業(yè)首要考慮的問題。而解決這些問題就需要推進(jìn)信息化建設(shè),通過信息化改善中小企業(yè)生存環(huán)境,提高行政辦公效率,增強(qiáng)企業(yè)綜合競爭力。所以生存和發(fā)展就是中小企業(yè)信息化的核心需求。

    然而面對種類繁多、五花八門的OA系統(tǒng),大多數(shù)中小企業(yè)顯得困惑,難于下手。該用什么樣的辦公自動(dòng)化軟件?如何邁出自己在信息化的的第一步呢?最近幾年,OA系統(tǒng)成為中國管理軟件中一顆最耀眼的明星。但OA系統(tǒng)廠商的多樣化和0A品牌的參差不齊,也已是業(yè)內(nèi)公認(rèn)的事實(shí)。對很多最終用戶來說,選型也許是個(gè)難題。

    “適合的才是最好的”這句生活中充滿了哲理的話,這句話在中小企業(yè)OA系統(tǒng)的選型中同樣適用,OA系統(tǒng)就和衣服一樣,是貼身的東西。這個(gè)東西是有實(shí)用價(jià)值的,不是給別人看的花把式。對于企業(yè)信息化而言同樣適用。實(shí)施辦公自動(dòng)化前中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)先問問自己,我的企業(yè)現(xiàn)狀如何,需要什么?這套系統(tǒng)、服務(wù)適合我嗎?這套系統(tǒng)能滿足我的需求嗎?弄清了這幾個(gè)問題,企業(yè)就可以踏上自己的信息化之旅了。

    OA系統(tǒng)的功能不勝枚舉,核心功能加上延伸擴(kuò)展的功能,如果每個(gè)功能都要購買、考察,既浪費(fèi)了成本和精力,也會在后期使用中造成閑置,需要針對組織的需求針對性購買??偟膩碚f,不同規(guī)模的企業(yè),不同類型的組織,對基礎(chǔ)管理的側(cè)重點(diǎn)不同,中小企業(yè)關(guān)注的自由協(xié)作、信息發(fā)布和文檔管理;中型企業(yè)關(guān)注的職能分工、流程規(guī)范;大型企業(yè)關(guān)注的效率提升、業(yè)務(wù)督辦;集團(tuán)企業(yè)更關(guān)注的集中管控、風(fēng)險(xiǎn)控制。因此依據(jù)本企業(yè)的特點(diǎn)、差異性來有針對性的選型,就變的比較重要。

    選型第二步:誰能滿足?

    OA系統(tǒng)廠商較多,側(cè)重各有不同,適用才是最好。面對眾多廣告、宣傳以及軟性文章,您需要仔細(xì)辨析,去偽存真。您當(dāng)然清楚——廠商應(yīng)該用產(chǎn)品說話,而不僅僅是思想、概念、術(shù)語和獎(jiǎng)項(xiàng)。

    選型第三步:OA系統(tǒng)的集成效果

    隨著企業(yè)組織的信息化程度加深,各種軟件應(yīng)用紛紛走馬上任,如何將分布在各個(gè)部門、各個(gè)人手中的系統(tǒng)加以集成整合、提高使用效率也成為眾多單位考慮的問題。從OA系統(tǒng)的產(chǎn)生看,主要著力于對內(nèi)部辦公資源的整合,內(nèi)部各部門的協(xié)作,在企業(yè)基礎(chǔ)管理中起著貫穿的作用,隨著信息化建設(shè)的深入,企業(yè)越來越希望能夠在OA的表單審批過程中,直接調(diào)取CRM系統(tǒng)中的客戶數(shù)據(jù)、訂單編號,直接調(diào)取ERP系統(tǒng)中的產(chǎn)品型號、庫存數(shù)量,直接調(diào)取管理系統(tǒng)中的組織名稱和員工代碼;企業(yè)越來越多的希望只通過一個(gè)IP地址、賬號、密碼登錄到所有的系統(tǒng)中去等等,總之如何解決應(yīng)用孤島、信息孤島和數(shù)據(jù)孤島,成為企業(yè)選型OA系統(tǒng),構(gòu)建全員信息化平臺的重要需求。

    選型第四步:OA系統(tǒng)的平臺性要求

    從OA系統(tǒng)的生命周期來看,大部分OA系統(tǒng)的生命力都不會超過10年,原因何在?因?yàn)槠髽I(yè)的需求無法在選型階段界定清楚,準(zhǔn)確的講永遠(yuǎn)無法界定清楚,因?yàn)槠髽I(yè)在持續(xù)不斷的發(fā)展過程中,戰(zhàn)略中心、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、職務(wù)崗位、角色權(quán)限都在不斷的變化,尤其是基礎(chǔ)管理需求在不斷的變化,其中一些變化可以通過流程優(yōu)化和表單調(diào)整完成,但還有相當(dāng)多的變化無法通過產(chǎn)品化模塊實(shí)現(xiàn),因此具有無碼開發(fā)的平臺化系統(tǒng)成為解決變化的唯一方法。

    選型第五步:性價(jià)比依然重要

    購買任何東西都會考慮性價(jià)比問題,OA系統(tǒng)的選型同樣不能越過這一實(shí)際問題。至今仍有些企業(yè)會認(rèn)為“OA系統(tǒng)越貴越好”、“OA系統(tǒng)越便宜越好”、甚至是“功能越多越好”。這其實(shí)是一種片面的想法。實(shí)際上,產(chǎn)品的價(jià)格高并不等于其產(chǎn)品的品質(zhì)高,也不等同于產(chǎn)品的功能強(qiáng)大。OA系統(tǒng)不像ERP系統(tǒng),其需求一般比較標(biāo)準(zhǔn),所以,高價(jià)絕不是選用OA系統(tǒng)的參數(shù),應(yīng)著眼于OA系統(tǒng)的易用性、易維護(hù)性。

    OA系統(tǒng)的選型異常重要,大大小小影響到到單位中的每一位員工的工作習(xí)慣,如何讓OA系統(tǒng)最大限度被員工接受,如何將最終用戶的排斥度降到最低并發(fā)揮其管理價(jià)值,才是選型者應(yīng)該著重考慮的問題。