什么是公文管理系統(tǒng)？公文管理系統(tǒng)是一個(gè)以公文交換工作流定義的公文交換系統(tǒng)的工作流模塊，其功能主要是管理電子公文，實(shí)現(xiàn)公文交換的信息化，滿足政府、企事業(yè)單位公文交換安全、高速、高效、及時(shí)、易查詢、易跟蹤的需求。接下來將通過詳細(xì)介紹公文管理系統(tǒng)的功能，來闡述什么是公文管理系統(tǒng)。

    公文管理系統(tǒng)的主要功能包括：

    公文交換

    系統(tǒng)支持跨單位、跨地域、跨系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)xml格式的公文交換，同時(shí)支持WORD或PDF文件格式文件的發(fā)送。

    收發(fā)文互相觸發(fā)

    公文交換系統(tǒng)的中的收發(fā)文互相觸發(fā)是指，系統(tǒng)支持收文可以轉(zhuǎn)發(fā)文和文件送審簽，發(fā)文可以轉(zhuǎn)收文，并可以對(duì)發(fā)文轉(zhuǎn)收文后公文處理進(jìn)展進(jìn)行跟蹤。

    電子簽章

    公文管理系統(tǒng)支持電子簽章和手寫簽名功能。能夠?qū)ORD、WPS進(jìn)行在線編輯，同時(shí)可保留文件的修改痕跡，并根據(jù)需要選擇是否顯示修改痕跡。

    自定義公文模板

    公文管理系統(tǒng)中能夠自定義標(biāo)簽字段和公文模版，滿足不同單位度各種公文格式的需求，系統(tǒng)管理員可以設(shè)計(jì)獨(dú)特的單位文件格式，在公文交換、流轉(zhuǎn)中，授權(quán)用戶可以直接將編輯好的正文套用模板，并且將文號(hào)等信息自動(dòng)加載到正文中。實(shí)現(xiàn)文檔模板及WORD與HTML交互。

    自定義公文表單

    公文管理系統(tǒng)的授權(quán)使用者，可以對(duì)收發(fā)文以及文件送審簽的表單進(jìn)行自動(dòng)以設(shè)置，可以根據(jù)不同單位的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)需求建立色織不同的表單，并對(duì)可以對(duì)不同的單位設(shè)置不同的公文交換的流程，并控制其收發(fā)文的權(quán)限。

    基礎(chǔ)功能設(shè)置

    系統(tǒng)提供了豐富的參數(shù)設(shè)置，管理員可以根據(jù)公文的收發(fā)、處理時(shí)間，重要性、特殊性、緊急性等進(jìn)行公文文號(hào)、標(biāo)簽、流水號(hào)的設(shè)置。

    智能提醒與跟蹤

    公文管理系統(tǒng)提供短信、郵件、系統(tǒng)、朱阿莫等智能提醒功能，通過各種提醒方式，告知公文當(dāng)前的位置與狀態(tài)，同時(shí)對(duì)公文的簽收方進(jìn)行簽收與催辦提醒。

    查詢功能

    系統(tǒng)自支持根據(jù)關(guān)鍵詞、時(shí)間、單位、重要性的條件對(duì)收發(fā)文的信息以及辦理情況進(jìn)行查詢。

    公文管理系統(tǒng)通過工作引擎流對(duì)公文交換流程進(jìn)行靈活設(shè)置，實(shí)現(xiàn)公文收發(fā)與送審的流程的信息化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)公文的歸類存儲(chǔ)與管理，易于查詢，解決了傳統(tǒng)公文交換中存在的種種問題，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的公文交換，提升了協(xié)同辦公的效率。

    通過對(duì)系統(tǒng)功能的詳細(xì)描述，我們可以更深刻地了解什么是公文管理系統(tǒng)。即，它是一個(gè)在公文交換中對(duì)公文以及公文交換過程進(jìn)行全程的、系統(tǒng)的管理的模塊，對(duì)實(shí)現(xiàn)安全公文交換有極為重要的地位和意義。