對(duì)于現(xiàn)代化自動(dòng)辦公中，提出的高效辦公要求，實(shí)現(xiàn)快速公文交換是這一目標(biāo)的基礎(chǔ)，在這其中，公文交換系統(tǒng)的作用是顯而易見。它以實(shí)現(xiàn)公文迅速及時(shí)交換、易于保存、保密性和安全性高的特點(diǎn)，成為自動(dòng)化辦公建設(shè)的基礎(chǔ)。

    公文交換系統(tǒng)的作用：

    第一、實(shí)現(xiàn)運(yùn)程公文交換是系統(tǒng)的基本功能目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)不通地域之間的信息即時(shí)傳遞。

    第二、公文交換系統(tǒng)對(duì)載入系統(tǒng)的公文采用統(tǒng)一的CEB文件格式，方便在不同配置的系統(tǒng)客戶端的公文的順暢閱讀、打印、流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)公文的一體化處理。

    第三、系統(tǒng)支持文檔文字、視頻、音頻、圖片等多中公文數(shù)據(jù)形式和內(nèi)容的公文交換。

    第四、可以實(shí)現(xiàn)多級(jí)公文交換系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)多級(jí)組織單位之間的公文傳輸，實(shí)現(xiàn)決策、政策的及時(shí)上傳下達(dá)。

    此外，公文交換系統(tǒng)建設(shè)可以根據(jù)單位的特點(diǎn)、實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)部署，公文交換系統(tǒng)開發(fā)時(shí)對(duì)于不同規(guī)模、特點(diǎn)的單位進(jìn)行了考慮，設(shè)置集中模式與分布模式。

    集中式，即通過一個(gè)公文交換中心實(shí)現(xiàn)對(duì)下級(jí)單位的公文集中垂直管理。集中式公文交換系統(tǒng)的作用是方便單位內(nèi)部各層級(jí)間的公文交換、流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)所有公文交換系統(tǒng)的業(yè)務(wù)互聯(lián)。分布式，即通過多個(gè)公文交換系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)相對(duì)獨(dú)立的多個(gè)部門組織之間的公文交換模式。這中模式的公文交換系統(tǒng)的作用是實(shí)現(xiàn)這個(gè)對(duì)單位內(nèi)部不同業(yè)務(wù)公文的分類、集中管理。

    最后，公文交換系統(tǒng)的作用還體現(xiàn)在這種信息化的公文傳輸，不僅降低了公文交換成本，提高了效率，還降低了人力成本，提高了整體辦公效率。