公文傳輸系統(tǒng)是針對現(xiàn)代化辦公中，政府和企業(yè)單位內(nèi)文件的無序傳輸和存儲而開發(fā)的。公文傳輸系統(tǒng)的作用就是實現(xiàn)使公文傳輸與公文管理的系統(tǒng)化信息化，使組織單位之間的公文傳輸更快速、更高效。

    接下來，筆者將通過分析傳統(tǒng)公文傳輸模式暴露的諸多缺陷，來介紹公文傳輸系統(tǒng)的作用。

    傳統(tǒng)公文傳輸模式存在的問題：

    1、對于政府部門和大型集團企業(yè)來說，擁有多級組織和分支機構(gòu)，由于組織機構(gòu)龐大，機構(gòu)管理相對復(fù)雜，會議通知、材料和報表繁多，匯報需要通過層層傳遞，各類文檔、表單、文件、數(shù)據(jù)信息的傳輸與交換極為不方便，通常上級部門無法獲悉即時的反饋情況，無法做出正確的決策。

    2、由于子機構(gòu)眾多，布局分散，傳統(tǒng)的郵寄、傳真公文交換方式的成本高、效率低，且缺乏即時性和安全性，也就形象了工作效率。

    3、傳統(tǒng)公文傳輸方式無法實現(xiàn)部門之間的即時信息交流，無法實現(xiàn)信息共享。

    公文交換系統(tǒng)具備公文發(fā)送、公文接收、系統(tǒng)管理三大基本模塊。公文傳輸系統(tǒng)的作用就是通過這三個模塊的業(yè)務(wù)處理功能來體現(xiàn)的。公文交換的即時性和安全性是公文傳輸系統(tǒng)的作用的集中體現(xiàn)。通過公文交換系統(tǒng)建設(shè)，能在機構(gòu)內(nèi)構(gòu)建一個信息化的公文傳輸網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)系統(tǒng)覆蓋范圍內(nèi)的電子化的快速公文傳輸，同時能夠通過標準的系統(tǒng)接口實現(xiàn)多級公文傳輸系統(tǒng)和跨地域的公文傳輸系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)整個機構(gòu)公文的及時傳輸一信息共享。

    此外，公文傳輸系統(tǒng)還能夠?qū)φ麄€公文交換過程進行監(jiān)控、查詢反饋，對公文進行統(tǒng)一的管理，實現(xiàn)公文的有序傳輸、管理與存儲，克服了傳統(tǒng)公文傳輸模式的種種弊端，實現(xiàn)即時、完整、安全的公文交換。