相較于傳統(tǒng)公文交換方式的速度慢、效率低、安全性差、成本高的缺陷，電子公文交換系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代計算機、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和現(xiàn)代通訊科技，突破時間與空間的限制，實現(xiàn)快速、安全、高效的公文交換。電子公文交換系統(tǒng)具有以下六大特點：

    1、標準性與規(guī)范性

    公文交換系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計完全基于國家相關(guān)XML的電子公文格式規(guī)范文件的規(guī)定，依照國家電子公文交換標準，采取XML技術(shù)和CEB版式文件格式，規(guī)范統(tǒng)一電子公文格式，實現(xiàn)公文交換的標準性與規(guī)范性。

    2、技術(shù)先進性

    公文交換系統(tǒng)開發(fā)采用先進的軟件開發(fā)技術(shù)：運用J2EE與XML技術(shù)相結(jié)合和MVC 結(jié)構(gòu)模式，能夠支持系統(tǒng)跨平臺的功能擴展和二次開發(fā)。

    3、智能提醒機制的及時性

    系統(tǒng)設(shè)置了智能提醒機制，對于系統(tǒng)接受到的未簽收或者未即時處理的公文，公文交換系統(tǒng)會通過短信、郵件或者桌面提醒方式對收文方進行提醒。同時還能夠?qū)牡陌l(fā)送、簽收情況中的發(fā)送信息回執(zhí)，進行及時提醒。

    4、擴展性

    系統(tǒng)開發(fā)時充分考慮了系統(tǒng)的功能擴展性和二次開發(fā)能力，設(shè)置了標準規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、傳輸接口、傳輸方式、信息配置、擴扎步驟等接口，能夠根據(jù)具體的需求輕松完成二次開發(fā)，是吸納與其他應用系統(tǒng)的集成對接。

    5、可定制性

    公文交換系統(tǒng)采用標準的XML技術(shù)規(guī)范公文格式，可以對系統(tǒng)界面風格、文檔格式、表單格式、視圖、工具條、功能等內(nèi)容進行定制。

    6、易用性

    公文交換系統(tǒng)開發(fā)運用B/S 模式，公文交換系統(tǒng)與瀏覽器對接，即客戶端通過瀏覽器來對系統(tǒng)進行操作，系統(tǒng)界面簡潔友好，功能滿足一般公文交換需求，易學易用，操作簡單。

    公文交換系統(tǒng)的這些優(yōu)點使政府部門以及各企事業(yè)單位之間實現(xiàn)及時、安全、快捷信息與公文的交換，也加快了公文交換信息化建設(shè)的步伐。