如何分析企業(yè)的oa系統(tǒng)需求

    我們都知道“系統(tǒng)選型，需求先行”，對(duì)于oa系統(tǒng)開(kāi)發(fā)實(shí)施也是一樣。想要OA系統(tǒng)成功實(shí)施，合理的需求規(guī)劃分析是重要的前提。需求分析，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則復(fù)雜，特別是大型企業(yè)其結(jié)構(gòu)組織和業(yè)務(wù)方面都相對(duì)復(fù)雜。而一個(gè)企業(yè)往往要將多個(gè)組織、多個(gè)部門(mén)，各種數(shù)據(jù)相互聯(lián)系在一起，這種辦公的復(fù)雜性也就帶來(lái)了需求的復(fù)雜性。所以好的OA需求分析必須將這些需求和關(guān)系都描述清楚，給選型負(fù)責(zé)人和實(shí)施方一個(gè)肯定、準(zhǔn)確的要求或說(shuō)明。如果需求沒(méi)有做透，OA系統(tǒng)盲目上線必然造成失敗。

    首先讓我們先來(lái)弄清OA系統(tǒng)的作用，以此加強(qiáng)需求分析時(shí)的針對(duì)性。作為一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外資源整合的高效的信息系統(tǒng)，OA的作用體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)上：

    1.能夠?qū)⒔M織管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)及活動(dòng)產(chǎn)生的信息在組織、部門(mén)、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理；

    2.在進(jìn)行人、財(cái)、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理組織的同時(shí)，有效管理知識(shí)資產(chǎn)，對(duì)組織內(nèi)外的知識(shí)進(jìn)行有效的獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，從而提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力；

    3.具有人性化設(shè)計(jì)，能夠根據(jù)不同員工的需要進(jìn)行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理；

    4.作為良好的組織文化管理平臺(tái)，幫助領(lǐng)導(dǎo)與員工、員工與員工間的相互溝通、增進(jìn)了解、發(fā)現(xiàn)思想傾向并及時(shí)加以引導(dǎo)；

    5.集中的信息整合呈現(xiàn)平臺(tái)，通過(guò)辦公系統(tǒng)實(shí)時(shí)、直觀地了解到組織的運(yùn)營(yíng)狀況，有效地解決組織內(nèi)“信息孤島”問(wèn)題；

    6.能夠?qū)⑷粘９ぷ骰顒?dòng)、管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)的結(jié)合，以快速響應(yīng)客戶需求，同時(shí)減少不必要的重復(fù)工作，將管理流程與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的整合。

    除了了解OA系統(tǒng)的作用功能，還要選擇精通企業(yè)業(yè)務(wù)工作的人作為OA系統(tǒng)建設(shè)的負(fù)責(zé)人。只有熟悉業(yè)務(wù)工作的“數(shù)據(jù)關(guān)系與數(shù)據(jù)控制”，才能讓OA系統(tǒng)建成后迅速投入正常運(yùn)行， 發(fā)揮實(shí)際應(yīng)用效果。

    OA系統(tǒng)建設(shè)負(fù)責(zé)人在分析需求的過(guò)程中，要注意以下三點(diǎn)：

    1.著重實(shí)際需求，不要過(guò)分追求“高大全”。

    系統(tǒng)建設(shè)之前與建設(shè)過(guò)程中，一定要緊密聯(lián)系本單位的主體業(yè)務(wù)，多向業(yè)務(wù)人員和文秘人員請(qǐng)教，不要盲目追求各種不符合自己實(shí)際需求，看似高端的功能，只有這樣才能做好需求分析工作；

    2.和開(kāi)發(fā)實(shí)施公司的溝通要及時(shí)、充分、有效。

    當(dāng)OA系統(tǒng)的需求確定后，軟件實(shí)施方通常會(huì)進(jìn)行一定程度的定制開(kāi)發(fā)，這就要求企業(yè)方和實(shí)施方保持充分有效的溝通，以需求引導(dǎo)開(kāi)發(fā)，避免不必要的誤解和錯(cuò)誤；

    3.遵循OA系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程往往都要經(jīng)歷由淺到深、由簡(jiǎn)到繁的過(guò)程。

    要選擇操作簡(jiǎn)單功能實(shí)用，便于快速上手，同時(shí)應(yīng)具有極好的擴(kuò)展性和靈活性，為日后深化應(yīng)用階段提供良好的基礎(chǔ)。