任何一個企業(yè)在準備實施OA系統(tǒng)的時候，都會征集企業(yè)管理需求和工作業(yè)務(wù) 及各個部門的需求來整合，形成一個整體的需求文檔。提高給軟件開發(fā)商，軟件開發(fā)商根據(jù)此需求來核算具體的開發(fā)費用。這時候就會產(chǎn)生OA辦公系統(tǒng)實施需求的矛盾。   


        OA辦公系統(tǒng)實施需求矛盾該如何處理呢？，首先做到把握好企業(yè)的核心需求；其次相同的需求不同的OA廠商實現(xiàn)的代價也不同，選擇一個基礎(chǔ)平臺技術(shù)先進和服務(wù)能力強的廠商是關(guān)鍵。我們大體上可以從以下幾步來分析和解決OA辦公系統(tǒng)預(yù)算和需求的矛盾問題。


    第一，無論我們的OA辦公系統(tǒng)怎么選，都要明確引進系統(tǒng)的目的是為了給企業(yè)帶來實實在在的幫助，為了解決企業(yè)的管理和辦公等實際問題的。只有明確了企業(yè)的基本需求，圍繞自身的需求并適當(dāng)?shù)目紤]技術(shù)因素，才不至于在OA系統(tǒng)選型中失去了方向。


    第二，根據(jù)規(guī)劃制定的需求，找出相對適合自己的，滿足企業(yè)需求的幾套OA辦公系統(tǒng)。不管是軟件廠商的標準版OA產(chǎn)品，抑或是可進行局部或全部個性化定制開發(fā)的，總會有那么幾套比較接近需求的系統(tǒng)，可以先把這些系統(tǒng)劃為第一目標范圍。


    第三，比較下價格，根據(jù)自己的預(yù)算情況再次進行剔除。在初次預(yù)選的OA辦公系統(tǒng)中，有的可能會在預(yù)算之內(nèi)，有的可能略超預(yù)算或者超額比例較大。這時，我們可以先剔除OA辦公系統(tǒng)預(yù)算超額比例太大的那些。例如公司預(yù)算10萬元，而一些OA至少需要50萬或上百萬。這些遠超預(yù)算的，可以暫不考慮。

        不同的OA廠商技術(shù)架構(gòu)不同，采用的系統(tǒng)軟件不同，服務(wù)能力和服務(wù)體系不同，產(chǎn)品購買和實施的費用相差比較大，企業(yè)用戶需處理好技術(shù)的先進性和OA辦公系統(tǒng)費用預(yù)算的關(guān)系，不能過分的看重價格忽略了軟件的技術(shù)，落后的技術(shù)后期的服務(wù)成本和維護成本更高，系統(tǒng)的應(yīng)用效果也可想而知，這樣也違背了企業(yè)使用OA辦公系統(tǒng)的初衷。


        第四，需要重新全面仔細的審視自己的需求，結(jié)合預(yù)算和實用性的情況，取黃金分割點選擇最終的OA辦公系統(tǒng)，這是最重要卻是最難的一步。對于這方面，企業(yè)客戶要認清一點，OA辦公系統(tǒng)不可能解決我們所有的業(yè)務(wù)問題，要理性看待OA辦公系統(tǒng)所產(chǎn)生的實際效果，要有側(cè)重之分。


        在需求管理方面，CIO不能被各部門提出的各種具體需求給套住了，如若按照這樣的需求選擇OA，OA辦公系統(tǒng)預(yù)算的成本高，上線之后系統(tǒng)也顯得臃腫和不易用。企業(yè)必須有總體的管控能力，企業(yè)需要什么、各部門需要什么，需要多溝通，并做到心中有數(shù)。對業(yè)務(wù)需求深入分析，才能判斷哪些需求是核心需求，哪些需求次要需求，哪些需求是可有可無的。在初次規(guī)劃的需求中，可能很多是可以簡化或優(yōu)化的，從而在不嚴重影整體應(yīng)用效果的情況下，降低了OA辦公系統(tǒng)預(yù)算。


         在預(yù)算和需求之間最選擇，往往占據(jù)上風(fēng)的還是需求，資金預(yù)算上也是必須要考慮的，從總體的大局來看，企業(yè)決策者必須高瞻遠署具有一定的戰(zhàn)略眼光，面對一定的預(yù)算前提下，保留系統(tǒng)最基本的需求，剔除無關(guān)緊要的小的需求，使得需求和預(yù)算之間合理化，就可以解決OA系統(tǒng)的預(yù)算和需求問題。