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OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用管理探討

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類別:OA系統(tǒng)訪問量:1644編輯:anonymousUser 日期:2024-11-01 20:58:00

    


來源:  北京軟件開發(fā)公司

 

    隨著OA系統(tǒng)的不斷普及應(yīng)用,改變了原有的資源共享難,信息傳遞慢,管理混亂,成本高的問題,OA系統(tǒng)的應(yīng)用降低了成本,對(duì)管理有著積極的促進(jìn)作用,如何將OA辦公系統(tǒng)在順應(yīng)企業(yè)的需求的情況下,利用系統(tǒng)和軟件想結(jié)合,產(chǎn)生真正的價(jià)值,將是本文討論的重點(diǎn)。

    1 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用內(nèi)容與作用

        OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是采用Internet/Intranet 技術(shù),基于工作流的概念,使管理人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式,實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理,為管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)具體包括:(1)個(gè)人辦公:待辦事宜、日程安排、工作日志、通訊錄;(2)網(wǎng)絡(luò)通訊:Internet 郵件管理、內(nèi)部郵件管理、即時(shí)通訊公告;(3)工作流流程設(shè)計(jì)器:流程任務(wù)管理及查詢、流程任務(wù)分析統(tǒng)計(jì);(4)公共信息:知識(shí)管理論壇、在線調(diào)查;(5)業(yè)務(wù)子系統(tǒng):公文收發(fā)、人事管理、會(huì)議管理、車輛管理、辦公資產(chǎn)接待管理等。該系統(tǒng)功能應(yīng)用戶的需要而逐漸增強(qiáng),前后共經(jīng)歷了三個(gè)階段較為明顯的革新,由單一的文檔處理到如今的綜合管理,現(xiàn)使用的該系統(tǒng)已能滿足多數(shù)用戶的需求,既有個(gè)人資料的收集,又有部門資料的共享,同時(shí)也可以開展及時(shí)的論壇與調(diào)查,使用公共辦公資源等等,滿足時(shí)代發(fā)展的需求,綜合性極強(qiáng)。

2 OA系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

        工作人員具有電子信息化觀念:傳統(tǒng)的文件傳輸都是經(jīng)過紙質(zhì)材料作為媒介,上面有管理部門的公章和相應(yīng)負(fù)責(zé)人的簽名。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)省掉了專人遞送的過程,直接將文件傳送給領(lǐng)導(dǎo)審批和需要閱讀的人,簽名和閱讀情況都將經(jīng)過電子信息反饋給相應(yīng)的管理人員。過程之快,使用也方便,如遇特殊事情需要相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)急處理的,也可以很輕松快速的解決,獲得答復(fù)意見或指導(dǎo)結(jié)果,只要有規(guī)范的傳遞程序即可,避免隔級(jí)傳送。其中需要那些不太愿意使用電腦的人員改變觀念,加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的認(rèn)識(shí),接受電子信息,感受其帶來的方便與快捷性,否則將會(huì)給自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的推行帶來阻礙。營(yíng)造宏觀的氛圍和相互學(xué)習(xí)的意識(shí),改變觀念不是難題。

        工作人員具有網(wǎng)絡(luò)安全與道德意識(shí):信息技術(shù)發(fā)展迅速,同時(shí)良性行為和不良行為就開始利用信息傳送媒介進(jìn)行較量,為此應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)管理安全,關(guān)注不良份子是否利用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的資源,進(jìn)行敲詐和哄騙,防患于未然。管理人員要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全,防止使用人員資料對(duì)外泄密,一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)格按照管理中制定的管理辦法,采取補(bǔ)救措施,遏制其再次發(fā)生,情節(jié)嚴(yán)重者可向相應(yīng)管理部門遞交查處報(bào)告。又因資源共享之后,使用人員可以獲悉管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部各種資料,一類人員因某些事情不滿,而對(duì)個(gè)別人員或職能部門采取保密資料外泄和發(fā)不良用語以攻擊的行為。實(shí)時(shí)監(jiān)控內(nèi)部使用人員不文明用語的行為,規(guī)范道德識(shí),引導(dǎo)規(guī)范使用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

        工作人員具備積極的關(guān)注性:OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)加快了事情傳遞過程,提升了效率,部門文件傳送的管理人員就應(yīng)時(shí)時(shí)關(guān)注系統(tǒng)中是否有新信息,做好相應(yīng)的回應(yīng)和傳接工作,切勿一天關(guān)注一次,將原本快捷的事情耽誤,進(jìn)而影響工作進(jìn)程,甚至讓人對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生不佳印象。工作隊(duì)伍的工作積極程度在一定程度上影響了工作進(jìn)程的開展,嚴(yán)重的將制約辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣,做好管理人員的管理工作就顯得尤為重要,建立明確獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制對(duì)提高積極性幫助較大,有條件的部門或機(jī)構(gòu)可以采取此措施,完善管理制度,獎(jiǎng)罰分明。加強(qiáng)工作隊(duì)伍的積極性管理,提升使用者對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良好印象,增進(jìn)改革進(jìn)程的快速發(fā)展。

3 OA系統(tǒng)的特點(diǎn)與應(yīng)用

        資源共享性:資源共享是利用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)將特定的規(guī)范資料存放在一定的數(shù)據(jù)平臺(tái)上供使用者參考查閱,提升資料的利用率。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具備此功能,管理者將信息公布于內(nèi)部使用平臺(tái),使用者根據(jù)自己的需要進(jìn)行檢索,同時(shí)也能為多客戶提供訪問同一信息的空間,較為方便的提高了資源利用率,減少資源整理和查閱過程中用去的時(shí)間??吹椒奖愕耐瑫r(shí)也要考慮其共享之后的安全性,在共享的時(shí)候就應(yīng)考慮安全基礎(chǔ),建立完備的防護(hù)系統(tǒng)和管理權(quán)限,任何使用者都必須嚴(yán)格把控自己權(quán)限,管理人員不定期進(jìn)行檢查,這樣能保證整個(gè)共享數(shù)據(jù)資源的安全性,充分利用資源的作用。

       信息傳遞快速性:時(shí)間代表效益,快速的傳遞信息,能有效的提高效益,增加需求人員獲取信息的及時(shí)性。快速傳遞信息也為辦事人員減輕了工作時(shí)間壓力帶來的負(fù)擔(dān),總工作時(shí)間不變,但是傳遞過程中原方式需要2天甚至更多,OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)卻只需幾分鐘就可以實(shí)現(xiàn),無疑為辦事人員提供了更多時(shí)間,抓住時(shí)間差較快較好,高質(zhì)量的完成工作。信息傳遞快速性是工作人員的需求,但是也是組織者更希望的看到的結(jié)果,更為社會(huì)快節(jié)奏、高效率的發(fā)展提供解決渠道。

        管理有序性:過去的管理模式,存在雜亂、推卸責(zé)任、效率低、資料整理難等問題,同時(shí)辦公耗損和成本總是保持平穩(wěn)并有逐漸上升的趨勢(shì),不僅是資源的浪費(fèi),也會(huì)給工作中埋藏同事之間因分工不明而引發(fā)的摩擦,不利于建設(shè)和諧的工作環(huán)境。并且高層管理者因工外出就無法批復(fù)和處理文件,日益繁雜的工作又堆積而至,無暇顧及事情的輕重緩急,OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公,管理者可以在遞交文件中標(biāo)明需要處理的時(shí)間和重要程度,緩解了工作壓力。特別是那些工作信息采集量較大的機(jī)構(gòu),人工就大大增加了額外的負(fù)擔(dān)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以直接順應(yīng)大家的需求,根據(jù)預(yù)定原則進(jìn)行分類上報(bào),降低差錯(cuò)出現(xiàn)率,從而實(shí)現(xiàn)差誤為0的規(guī)范管理。

        成本效益性:傳統(tǒng)的通知方式利用紙和電話作為媒介,快速發(fā)展的進(jìn)程中哪些方式將制約信息的傳播,并且需要成本較高。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將傳統(tǒng)的通知方式用電子形式傳播出去,尤其是節(jié)約了傳播過程中長(zhǎng)途電話、傳真、復(fù)印、打印的費(fèi)用,實(shí)現(xiàn)了無紙化的工作形式,與社會(huì)發(fā)展進(jìn)程接軌,更突顯了社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)代化管理標(biāo)志,日耗銷量成倍減少,減少了辦公原始成本的投入。例如發(fā)布的管理辦法、上級(jí)下發(fā)傳閱文件及學(xué)科資料等,OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中文件保存一項(xiàng)能實(shí)現(xiàn)此功能,用戶將需要信息存入個(gè)人文件柜里,長(zhǎng)期保存不會(huì)被破壞,省掉了傳統(tǒng)傳輸過程中打印后再進(jìn)行的交流麻煩,節(jié)約成本是不言而喻的了。當(dāng)然那些必須要打印存檔的文件,也可以很好的解決好,化解了電子操作與實(shí)際辦公之間的矛盾。

4 總結(jié)

        OA系統(tǒng)順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展需要,能有效的將管理部門意識(shí)形態(tài)對(duì)開,并達(dá)到和諧共處,共同提升的目的。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的開發(fā)價(jià)值,并且能在很多地方應(yīng)用以及取得良好的效果。但是在實(shí)際應(yīng)用中,在某些單位還需要進(jìn)行宣傳和講解,更新部分老同志的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)其學(xué)習(xí)和交流意識(shí),讓其接受新思維和新觀念。時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物需要大家以更為包容的態(tài)度接受,同時(shí)也要大膽的應(yīng)用到相關(guān)領(lǐng)域,充分發(fā)揮其價(jià)值與作用。

        加強(qiáng)宣傳,適時(shí)引導(dǎo):電子信息技術(shù)的更新速度非常之快,一些年紀(jì)較高的使用人員可能一時(shí)間無法適應(yīng)其更換速度,面對(duì)時(shí)較為茫然。在這樣的大環(huán)境下購置者應(yīng)該加強(qiáng)宣傳,增加引導(dǎo)的力度,避免使用過程中出現(xiàn)倦怠現(xiàn)象,或者逐漸忘記一些非常用功能。加強(qiáng)宣傳就顯得尤為重要,可以避免不良使用行為導(dǎo)致的差異影響。恰到時(shí)機(jī)的適時(shí)引導(dǎo),能喚起)使用者的新認(rèn)識(shí),加深對(duì)常用功能的熟練程度,并且能制約更新過程中出現(xiàn)的不適心理。

        規(guī)范管理流程,責(zé)任到人:OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用過程中雖然速度加快了,但是應(yīng)有的程序仍然不能減少,否則就會(huì)導(dǎo)致不必要的麻煩,增加最高決策者的額外負(fù)擔(dān)。按照原有程序進(jìn)行呈報(bào),分管部門清楚具體情況能給決策和討論提供參考意見。規(guī)范管理流程起到舉足輕重的作用,責(zé)任到人,可以避免不清楚上級(jí)主管審批部門的使用者遞交錯(cuò)誤申報(bào)表而影響材料和信息的傳遞。實(shí)際管理中必須狠抓流程,落實(shí)責(zé)任,嚴(yán)格制止各級(jí)申報(bào)行為的出現(xiàn),防患資料的對(duì)外泄露。

       整合資源,提高辦事效率:OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的儲(chǔ)存功能,可以儲(chǔ)存文檔、圖片和視頻,給使用者提供了方便的數(shù)據(jù)平臺(tái),管理者也更容易收集各方面的電子信息資料,各部門要實(shí)行資源整合,避免使用過程中的重復(fù)勞動(dòng),或者幾經(jīng)更替正確信息變換成有誤資源。整合資源,提高資源共同使用程度,能明顯的提高辦事效率,主要表現(xiàn)在資料收集過程時(shí)間縮短,規(guī)范程度提高。

 

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